LawFirm als Kanzleisoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit LawFirm

Wir haben die kanzleirechner.de GmbH über ihre Kanzleisoftware LawFirm ausgefragt.

Die Antworten der kanzleirechner.de GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Anwaltskanzleien in 3 Sätzen.

LawFirm ist eine Kanzleisoftware-Komplettlösung für Rechtsanwältinnen und Rechtsanwälte, die alle wesentlichen Arbeitsabläufe im Team einer modernen Kanzlei in einer einzigen Anwendung abbildet – von der Aktenführung über (beA-)Kommunikation bis hin zu Abrechnung und Controlling.

Die Anwaltssoftware wird seit über 25 Jahren in enger Zusammenarbeit mit Anwenderkanzleien entwickelt und ist auf Praxistauglichkeit, Stabilität und vor allem wartungsarmen und störungsfreien Betrieb ausgelegt.

Dank modularer Struktur, integrierter Automatisierungen und vielen Auswertungen zur Wirtschaftlichkeit unterstützt und fördert LawFirm das Kanzleiwachstum in allen Stufen vom Einzelanwalt/Berufseinsteiger bis hin zur Sozietät mit mehreren Standorten.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

LawFirm überzeugt insbesondere durch seine außergewöhnliche Zuverlässig­keit im täglichen Betrieb. Bei der Entwicklung wird ein besonderer Fokus auf einen stromlinienförmigen Einsatz gelegt. LawFirm kommt ohne vor-Ort-Dienstleistungen aus. Viele Kanzleien berichten, dass sie nach einem Wechsel zu LawFirm deutlich weniger technische Probleme und klarere Abläufe im Team erleben.

Zudem zeichnet sich LawFirm durch faire Konditionen nach einem „all inclusive“ Prinzip aus: es entstehen keine zusätzlichen Kosten durch Module – und durch den wegfallenden Vertriebsaufwand sind die Preise dennoch sehr konkurrenzfähig. Schon bei der Installation und Inbetriebnahme aber auch im laufenden Betrieb fallen neben der Wartungspauschale keine zusätzlichen Kosten für Dienstleistungen oder Vor-Ort-Einsätze an.

Im Unterschied zu vielen Wettbewerbern bietet LawFirm eine datenbank­gestützte, vollständige Integration aller zentralen Kanzleibereiche (Akten, beA, Fristen, E-Mail, Buchhaltung, Controlling, Zeithonorar etc.) in einem einheitlichen System ohne Datenbrüche oder zusätzliche Module.

Es besteht kein „Cloud-Zwang“. Die Daten können im Hinblick auf Datenschutz und IT-Souveränität vollständig in der Kanzlei verbleiben. Mit der Enterprise-Version wird aber auch ein Betrieb auf virtuellen Servern in der Cloud unterstützt.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Wir hören ab und zu, dass LawFirm auf den ersten Blick etwas unüber­sichtlich wirkt. Bei der Konzeption der Benutzeroberfläche achten wir darauf, dass alle für einen Arbeitsablauf wichtigen Informationen auf einen Blick verfügbar sind. Das beugt Bedienfehlern z.B. nach Unterbrechungen vor. Nach unserer Erfahrung ist der erste Eindruck allerdings sehr schnell überwunden und das „Manko“ wirkt zum Vorteil der Anwenderkanzleien.

LawFirm ist vielleicht auch nicht so stark in der Massenbearbeitung z.B. bei der Beitreibung von sehr vielen Forderungen pro Tag, weil dem der Fokus auf sichere Arbeitsabläufe im Team etwas entgegensteht.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

LawFirm ist zunächst eine lokal installierte Kanzleisoftware auf Windows-Basis, die für Client-/Server-Betrieb im Kanzleinetzwerk optimiert ist.

Diese Architektur bietet den Vorteil, dass alle Daten vollständig unter der Kontrolle der Kanzlei bleiben und keine sensiblen Informationen ungewollt über externe Server verarbeitet werden.

Gleichzeitig kann LawFirm – in der Enterprise-Version – aber auch serverbasiert installiert und dann uneingeschränkt mobil und ortsun­ab­hängig oder (in Sozietäten mit mehreren Standorten) standortübergreifend genutzt werden. Der Server kann sich dann wahlweise in der Kanzlei befinden oder auch virtuell in der Cloud.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Die Software ist auf den allermeisten Mobilgeräten mit allen Programm­funktionen und Zugriff auf alle Daten mobil nutzbar. Dazu wird nur für den Fernzugriff eine sog. „Remotedesktop App“ benötigt, die für sehr viele Mobilgeräte und Betriebssystemplattformen verfügbar ist. Eine gesonderte „LawFirm App“ ist deshalb gar nicht erforderlich.

Die LawFirm Benutzeroberfläche kann sich mit einer exklusiven „LawFirm Zoom“-Funktion mit ihren Inhalten an verschiedene Größen und Formate von Anzeigegeräten dynamisch anpassen.

In den Standard- und Professional-Versionen ist die mobile Nutzung auf einen Benutzer gleichzeitig eingeschränkt (ein Abwechseln ist aber möglich). In der Enterprise-Version von LawFirm entfällt auch diese Einschränkung.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, LawFirm ist für gleichzeitiges Arbeiten vieler Nutzerinnen und Nutzer ausgelegt – sowohl innerhalb eines Standorts als auch über Kanzlei-über­greifende Verbindungen.

Die Software verwendet ein mehrbenutzerfähiges Datenbanksystem, das Zugriffe automatisch koordiniert und Datenkollisionen verhindert.

Individuelle Berechtigungsstufen und Sperrmechanismen sorgen zudem für klare Zuständigkeiten und Datensicherheit beim gemeinsamen Arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

LawFirm läuft auf allen aktuellen Windows-Versionen (Windows 10, 11, Server 2019 bis 2025) und ist vollständig kompatibel mit Microsoft Office (ebenfalls bis zu den aktuellen Versionen Office 365 bzw. 2024).

Die Client-Installation erfordert keine besondere Hardware – in der Regel genügt Standard-Bürotechnik.

Für die LawFirm Professional-Version kann als Datenserver auch ein NAS-System oder ein Linux Server zum Einsatz kommen. Unsere Hotline informiert ggf. zu den entsprechenden Einstellungsdetails.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, über lokale Datenkopien und besondere Exportfunktionen können wichtige Akteninformationen, Fristen oder Dokumente auch ohne Internetverbindung eingesehen werden.

Bei Bedarf kann mit wenigen einfachen Schritten der komplette Datenbankinhalt als „Lesekopie“ z.B. auf einem Windows-Laptop mitgenommen werden.

Insbesondere für die Mitnahme von Dokumenten gibt es einen Export für eine „mobile Akte“ (wenn das mobile Gerät z.B. ein Laptop mit Windows-Betriebssystem ist) oder als (verschlüsseltes) PDF für alle sonstigen Mobilgeräte.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

LawFirm wird ca. ein bis zwei Mal jährlich durch funktionale und sicherheitsrelevante Updates gepflegt und weiterentwickelt. Vor der Auslieferung von Updates wird das Programm stets ca. 4 bis 8 Wochen lang intensiv getestet und zunächst im internen Betrieb aktiv genutzt, damit auch die Updates keine Störungen im Kanzlei-Betrieb verursachen.

Die Installation ist so gestaltet, dass sie mit minimalem technischem Aufwand auch von kleineren Kanzleien selbstständig durchgeführt werden kann. Bei Bedarf unterstützt unsere Hotline aber natürlich auch per Fernwartung.

Größere Funktionsupdates werden stets umfangreich dokumentiert und beinhalten oft neue gesetzliche Anforderungen (z. B. beA, ERV, Zwangsvollstreckungsformulare, E-Rechnung, etc.).

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Die Datenablagestruktur ist bei LawFirm so gestaltet, dass die Sicherung weniger zentraler Ordner durch eines der gängigen Backup-Systeme ausreicht und dort sehr einfach konfiguriert werden kann. Im einfachsten Fall genügt eine simple Kopie dieser Ordner auf ein externes Laufwerk oder einen USB-Stick.

Als zusätzlichen „doppelten Boden“ erstellt LawFirm selbsttätig bei jedem ersten Programmstart am Tag eine Sicherungskopie der Datenbank an einem festgelegten Speicherort.

In Mehrplatzsystemen kann darüber hinaus eine zeitgesteuerte regelmäßige Sicherung der Datenbank reihum an den Netzwerkarbeitsplatz-PCs eingerichtet werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Alle Daten werden lokal in der Kanzlei gespeichert und unterliegen somit vollständig der Kontrolle des Betreibers. Die Datenbankinhalte befinden sich in einer verschlüsselten Datenbank – die Dokumente können auf verschlüsselten Laufwerken gespeichert werden.

LawFirm nutzt mit eine eigenen Zugangskontrollsystem passwortgeschützte Benutzerkonten und eine mehrstufige Rechteverwaltung mit Benutzerrollen und individuellen Einstellungen.

Bei der Arbeit mit der LawFirm Enterprise-Version mit einem virtuellen Server in der Cloud werden die Anforderungen an den Datenschutz durch eine Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung und zur Verschwiegenheit erfüllt.

Ergänzend stehen Funktionen wie automatische Protokollierung von Zugriffen durch das Betriebssystem und Verschlüsselungsfunktionen für Akteninhalte z.B. für die Kommunikation über E-Mail zur Verfügung.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

LawFirm verfügt über zahlreiche Schnittstellen, u. a. zum Anwaltspostfach beA und der App beA.expert, Finanzbuchhaltungssystemen (wie z.B. DATEV, Lexware), Office 365, E-Mail-Systemen, Scannern, Banksoftware, KI-Systemen (z. B. für das Mandats-Onboarding oder für die Dokument-Analyse und -Generierung), sowie zu externen Kommunikations- und Archivsystemen.

Dadurch können alle relevanten Arbeitsabläufe ohne Medienbrüche abgewickelt werden.

Besonders geschätzt wird die nahtlose E-Mail-Integration, bei der Nachrichten (auch mehrere gleichzeitig) einfach per Drag & Drop direkt in die jeweilige elektronische Akte übernommen oder anhand von Informationen aus dem E-Mail-Betreff oder aus den verwendeten Adressen automatisch zugeordnet werden.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kanzlei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Akten- & Dokumentenmanagement?
    • Wie werden digitale Mandantenakten strukturiert und verwaltet?
    • Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
    • Gibt es Vorlagen, Volltextsuche oder Versionierung?
    • Integrationen von E-Mails, Scans und anderen multimedialen Dokumenten in der jeweiligen Akte?
    • Können verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden?
    • Weiteres zum Thema Akten- & Dokumentenmanagement?

Eine umfassende Beantwortung würde sicher den Rahmen sprengen. Wir gehen deshalb hier nur kurz auf besondere Highlights ein. Weitere Details finden sich auf unserer Webseite (www.kanzleirechner.de), insbesondere in den Menüs „Lösungen“ und „Innovationen“.

LawFirm stellt die digitale Mandantenakte ins Zentrum des gesamten Kanzleiworkflows. Alle Dokumente (eigener Schriftverkehr, E-Mails, Scans, beA Nachrichten, Diktate, …), Aufgaben (Fristen, Termine, Wiedervorlagen, Notizen), Gebühreninformationen, Zeiteinträge etc. sind hier vollständig und nachvollziehbar zusammengeführt.

Für die Abbildung einer Aktenstruktur in den Dokumenten gibt es eine besondere Funktion im LawFirm Dokumentenviewer: mit wenigen Klicks kann in der Anzeige aus den zu den Dokumenten gespeicherten Daten eine virtuelle Ordnerstruktur gebildet werden. Je nach Bedarf kann diese Struktur in der Anzeige umgestellt oder auch wieder ausgeschaltet werden, ohne dass die Dokumente dazu aufwändig umsortiert werden müssten. Besonders wichtige Dokumente können zudem farblich markiert werden.

Eine revisionssichere Archivierung oder Versionierung kann entweder durch Einstellen eines Archivierungssystems als Speicherort erreicht werden – oder man versieht zum Nachweis des unveränderten Inhalts die Dokumente einfach mit einer digitalen (Zeitstempel-)Signatur.

Die E-Mail-Integration ermöglicht die Erstellung von E-Mail-Nachrichten aus dem Aktenkontext sowie das direkte Zuordnen eingehender und ausgehender Nachrichten zur passenden Akte – inklusive Anhängen – einfach per Drag & Drop, auch für mehrere Nachrichten gleichzeitig. Dabei unterstützt eine Zuordnungsautomatik, die Informationen aus dem Betreff und den Absender- bzw. Empfängeradressen auswertet.

In der Digitalen Akte können Dateien in beliebigen Formaten gespeichert werden – z. B. auch Diktate als Tonaufzeichnung, Videos, Links zu Internet-Fundstellen u. V. m. Für Nachrichten im elektronischen Rechtsverkehr (ERV), wie z.B. exportierte beA-Nachrichten oder zip-Dateien zur Akteneinsicht, gibt es einen speziellen LawFirm ERV-Viewer zur übersichtlichen Darstellung und zur Arbeit mit den im ERV übermittelten XJustiz-Strukturdaten.

Über die integrierte Benutzer- und Rechteverwaltung kann der Zugang zu den Programmfunktionen über Zugriffsrechte für Mitarbeiter individuell gesteuert werden, u. a. auch nach Rollen. Für besonders schutzbedürftige Dokumente können spezielle Speicherorte eingestellt werden, so dass alle Zugangskontroll- und Protokollierungsfunktionen der Windows Betriebssysteme genutzt werden können.

Eine weitere Besonderheit bei LawFirm ist, dass alle Funktionen der digitalen Akte auch für Adressen genutzt werden kann, auch wenn sie (noch) nicht in einer Akte beteiligt sind. So kann z. B. auch die nicht aktenbezogene Kommunikation oder die Kommunikation mit potentiellen Mandaten, die noch kein Mandat erteilt haben über LawFirm geführt werden.

Im Vergleich zu vielen Wettbewerbern schätzen Kanzleien besonders die hohe Stabilität und die Integration mit den weiteren Funktionsbereichen.

So können z.B. Aufgaben (Fristen, Termine, Telefonate, etc.) zu einem Dokument eingetragen werden. Danach kann man mit einem Klick auf das Dokument prüfen, ob solche Aufgaben schon eingetragen sind. Bei der späteren Bearbeitung der Aufgabe gelangt man mit einem Klick zum auslösenden Dokument bzw. zur gesamten Akte.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Fristen- & Terminverwaltung?
    • Eigener Kalender oder Integration mit anderen Kalendern (Outlook/Apple usw.)?
    • Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktionen?
    • Mehrbenutzer- und Teamfunktionen?
    • Weiteres zum Thema Fristen- & Terminverwaltung?

LawFirm verfügt über eine vollständig integrierte Fristen- und Terminkontrolle, die eng mit den Akten, den Dokumenten (u. a. der beA-Kommunikation) und dem Zeiterfassungs- und Abrechnungssystem verknüpft ist.

Fristen entstehen z. B. beim Erfassen eines eingegangenen Dokuments (beA-Eingang, Scan, E-Mail etc.) – verknüpft mit dem „auslösenden“ Dokument, so dass die Eintragskontrolle per Klick auf das Dokument erfolgen kann. Bei der Bearbeitung der Frist ist das auslösende Dokument mit einem Klick digital erreichbar.

Eine Frist oder ein Termin kann optional mit vordefinierten Prozessschritten für die Vorbereitung und Bearbeitung versehen sein. Die Fristen und Termine werden insgesamt über die Kalenderfunktionen und gleichzeitig – in einer anderen Sicht auf dieselben Daten – auch mandanten- und aktenbezogen überwacht.

Insbesondere für Fristen sind in LawFirm spezielle Funktionen vorgesehen, um die entsprechenden BGH-Urteile zur Fristenkontrolle einzuhalten – z. B. ein protokolliertes 4-Augen-Prinzip für die Kontrolle des Fristen-Eintrags und ein Knopf [Fristenkontrolle heute] mit Möglichkeit zur Erstellung eines Ausdrucks zur Dokumentation. (auf Papier oder zur Speicherung als PDF).

Neben Fristen und Terminen kennt LawFirm noch weitere Arten von Aufgaben (Wiedervorlagen, zu führende Telefonate, sonstige Anwalts- und Sekretariatsaufgaben), für die die gleichen Überwachungsmechanismen zur Bearbeitung Verfügung stehen.

In einer besonderen „My LawFirm Infoleiste“ haben die Anwender auf einen Blick eine Gesamtübersicht über die eigenen, für sie in der nächsten Zeit zur Bearbeitung anstehenden Aufgaben und gelangen von dort aus mit einem Klick zum passenden Bearbeitungsfenster.

Der in LawFirm enthaltene Mehrbenutzer-Kalender erlaubt die gemeinsame Terminplanung mit unterschiedlichen Ansichten (Tages-, Wochen-, Ressourcenansicht) und ist über Outlook mit Outlook-, Microsoft Exchange und anderen in Outlook eingebundenen Kalendern synchronisierbar.

In einer zentralen Monitoring-Übersicht können alle Fristen, Termine und Aufgaben sortiert, nach verschiedenen Kriterien gefiltert und abgearbeitet werden. Eine Erinnerungsfunktion macht zusätzlich zum Überblick in der My LawFirm Infoleiste auf besonders wichtige anstehende Aufgaben aufmerksam.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation (mit Team, Mandanten & Institutionen)?
    • Integrierte E-Mail- oder Chat-Funktion?
    • Gibt es ein Mandanten-Portal (z.B. App)?
    • Anbindung an beA, ERV…?
    • Videokonferenzen?
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kommunikation anmerken?

LawFirm ermöglicht die gesamte E-Mail-Kommunikation direkt aus der digitalen Akte. Nachrichten können aus dem Aktenkontext erstellt und aus Outlook einfach per Drag & Drop übernommen und dabei – anhand der Auswertung von Informationen aus dem Betreff und der verwendeten E-Mail-Adressen – automatisch den richtigen Mandaten zugeordnet werden.

Für die interne Kommunikation zu Dokumenten gibt es ein elektronisches Vorlagesystem. Dabei hat jeder Anwender einen virtuellen „Postkorb-Stapel“, die sogenannten „elektronischen Arbeitsmappen“. Darüber werden Anwender sofort auf zu bearbeitende Dokumente aufmerksam und können per Klick das Dokument an den nächsten Bearbeiter weitergeben.

Für die externe Kommunikation mit Mandanten gibt es Schnittstellen zu entsprechenden Apps wie z.B. Mavora, das mit einer Ende-zu-Ende-Verschlüsselung arbeitet und den Austausch einfach per Drag & Drop unterstützt.

Eine Besonderheit bei LawFirm ist, dass es in der weiteren Bearbeitung des Schriftverkehrs nicht mehr auf die Quelle (E-Mail, beA, elektronisches Mahnverfahren, Ausgangspost, Eingangspost …) oder auf das technische Format (E-Mail, exportierte beA Nachricht, Mahn-EDA-Dateien, Word Dokumente, gescanntes Papier, …) der Dokumente ankommt. In den Arbeitsfenstern der Benutzeroberfläche und Workflow-Schritten werden diese Varianten unabhängig von Quelle und Format einheitlich einfach als Dokumente behandelt.

Für interne Abläufe stehen die Aufgaben- und Notizfunktionen mit Erinnerungs-, Kommentar-, und Antwortmöglichkeiten bereit; diese dienen als besonders schnelles Kommunikationstool im Team, ohne den E-Mail-Kanal zu überlasten.

Videokonferenzen können über die Integration gängiger Anbieter (z. B. Zoom, Teams, Webex) und den Eintrag der entsprechenden Links in die Akten / Adressen direkt aus der digitalen Akte heraus gestartet werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Workflow-Management?
    • Automatisierte Workflows?
    • Aufgabenverwaltung & Delegation?
    • Prozessüberwachung?
    • Weiteres zum Thema Workflow-Management?

LawFirm unterstützt die strukturierte Organisation aller Arbeitsprozesse in der Kanzlei durch integrierte Aufgabenverwaltung, Delegation und Kontrolle und zwar sowohl für Dokumente mit den elektronischen Arbeitsmappen als digitales Vorlagesystem wie auch für Aufgaben (Fristen, Wiedervorlagen, Telefonate, Termine, Anwalts- und Sekretariatsaufgaben).

Aufgaben können mit Verantwortlichkeiten und Aktenverweisen versehen werden, sodass alle Arbeitsschritte sowohl insgesamt als auch aus der Akte heraus nachvollziehbar sind. Der Eintrag und die Erledigung von Aufgaben werden protokolliert. Bei Fristen gibt es zusätzlich noch einen protokollierten Kontrolleintrag, der ein 4-Augen-Prinzips bei der Fristenkontrolle unterstützt.

Über das zentrale Dashboard (Register „Arbeitsplanung“ im Kalender) und die individuelle „My LawFirm Infoleiste“ der jeweiligen Mitarbeiter behalten Anwälte und Sekretariat der Anwenderkanzleien stets den Stand laufender Mandate und Verantwortlichkeiten im Blick.

Komplexere Abläufe zur Vorbereitung bzw. Bearbeitung von Terminen und Fristen lassen sich durch die Zusammenstellung von Arbeitsschritten zu Prozessketten abbilden. Für das elektronische Mahnverfahren gibt es ein eigenes Überwachungsfenster zur Überwachung der Mahnanträge und der Antworten der Mahngerichte.

Kanzleien berichten häufig, dass LawFirm dadurch zu einer spürbaren Vereinfachung der Teamorganisation und Entlastung der Partner beiträgt.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Wissensmanagement & bei der Recherche?
    • Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare?
    • Eigene Wissenssammlung?
    • Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten?
    • Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche?

LawFirm bietet die Möglichkeit, mit eigens dafür angelegten Akten und den darin aufbewahrten Dokumenten, Dateien und Fundstellen eine interne Wissensdatenbank aufzubauen, in der Textbausteine, Vorlagen, Musterschriftsätze und die Ergebnisse eigener Recherchen zentral verwaltet werden können.

Häufiger verwendete Vorlagen können (alternativ oder zusätzlich) in das integrierte Vorlagensystem übernommen werden, so dass diese zur schnellen Erstellung von Schriftverkehr aus dem Aktenkontext heraus zur Verfügung stehen. LawFirm kann dabei Daten aus dem Aktenkontext einsetzen – auch aus individuell selbst festgelegten Informationsfeldern – und die Inhalte anhand von Einzahl/Mehrzahl und dem Geschlecht von Mandanten und Gegnern automatisch deklinieren und konjugieren.

Als Muster aufbewahrte Urteile, Schriftsätze und Mandate lassen sich über Schlagworte und Verknüpfungen thematisch zusammenführen – z.B. in einer virtuellen Ordnerstruktur – und farblich hervorheben.

Eine intelligente Volltext- und Aktenübergreifende Suche ermöglicht das schnelle Auffinden relevanter Informationen, auch in Anhängen und Scans (LawFirm enthält eine integrierte OCR-Funktion zum Durchsuchbarmachen gescannter Dokumente im PDF-Format).

Fundstellen in externen juristischen Datenbanken (z. B. Beck-Online, juris) können per Drag & Drop gespeichert und dann direkt aus der Akte heraus aufgerufen werden.

Die Dokumente aus den „Wissens-Akten“ können auch per PDF-Exportfunktion an eine Künstliche Intelligenz (KI) zur Analyse übergeben werden – mit dem KI-Anbieter sollte hierzu allerdings eine Vereinbarung zur Auftragsvereinbarung und Verschwiegenheit geschlossen werden.

Damit ist LawFirm besonders geeignet für Kanzleien, die Wissen strukturiert sammeln und wiederverwenden möchten.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Erstellung von Rechnungen, Vorschuss- oder Sammelrechnungen?
    • Automatische RVG-/Gebührenabrechnung integriert?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

LawFirm verfügt über eine vollständige integrierte Abrechnung nach RVG, Zeithonorar oder Pauschalen, einschließlich Vorschuss- und Teilrechnungen.

Hervorzuheben ist, dass man Gebühren bereits dann eintragen kann, wenn bekannt wurde, dass sie angefallen sind – und nicht erst bei Erstellung der Rechnung. So müssen nicht erst bei Rechnungserstellung die Akten nachträglich auf mögliche Gebührentatbestände durchforstet werden – und LawFirm kann von Anfang an mit eigens dazu vorgesehenen Überwachungsfunktionen kontrollieren, dass die Abrechnung von Gebühren (und von eingetragenen Zeiten) nicht vergessen wird.

Gebühren werden automatisch aus den Aktenvorgängen übernommen – z.B. bei Maßnahmen im Mahnverfahren oder der Zwangsvollstreckung auch automatisch erfasst – und mit der Fristen- und Dokumentationsebene verknüpft. In größeren Kanzleien ist eine spezielle Aufgabenart „Gebührenrückfrage“ praktisch, damit das Sekretariat ggf. bestehende Unklarheiten mit dem Aktenbearbeiter über das LawFirm-interne Kommunikationssystem klären kann.

Das integrierte Mahnwesen sowie die Übernahme von Kontoauszugsdaten der Banken (über die „LawFirm Import“ Funktion) ermöglichen eine automatisierte Kontrolle offener Posten, Fremdgeldern und ggf. noch nicht eingeforderter Auslagen

Viele Anwender loben, dass LawFirm die Aktenbuchhaltung, Mandatsabrechnung und Controlling-Auswertung in einem System zusammenführt – so dass alle relevanten Daten nur einmal erfasst werden, aber vielfältig ausgewertet werden können.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kanzlei-spezifischen Funktionen?
    • Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung?
    • Digitale Unterschriften?
    • Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete (z.B. Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, etc.)?
    • Inwiefern ist KI-Unterstützung integriert (z. B. Dokumentenanalyse, Textvorschläge)?
    • Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen?

In LawFirm sind Funktionsbereiche für das elektronische Mahnverfahren, Zwangsvollstreckung (mit integrierten PDF-Pflichtformularen), Kostenfestsetzungs- und Klageanträge enthalten, die nahtlos mit der Akten- und Gebührenstruktur verbunden sind.

Besonderheiten dabei sind: Im elektronischen Mahnverfahren wird in einem eigenen Überwachungsfenster der Bearbeitungsstatus der Mahnanträge und die Antworten der Mahngerichte überwacht. Mit einem Klick gelangt man in das jeweils zugrundeliegende Forderungskonto bzw. in die Akte.

In der Zwangsvollstreckung werden die PDF-Pflichtformulare im Originalformat wie vom BMJ bereitgestellt befüllt, so dass Formfehler und Abweichungen ausgeschlossen sind. Die ausgefüllten PDF-Formulare sind automatisch in der digitalen Akte gespeichert und können – anders als sonst bei PDF-Dokumenten üblich – auch geöffnet, nachbearbeitet und wieder gespeichert werden. Die Vorlagen für die Pflichtformulare sind im LawFirm-internen Vorlagensystem enthalten und können dort bearbeitet werden, um z. B. Standardaufträge im ZV-Auftrag schon vorab anzukreuzen.

Digitale Signaturen werden über die beA-Integration, die beA.expert App und gängige Signaturkarten unterstützt.

Die Software ist für alle Rechtsgebiete geeignet – vom Zivil- und Arbeitsrecht über Familien- und Strafrecht bis hin zu Spezialbereichen wie Forderungsmanagement oder Unternehmensrecht. Das LawFirm-interne Vorlagensystem ist so gestaltet, dass es sehr einfach mit eigenen / spezifischen Texten ergänzt und ausgebaut werden kann. Dazu genügen normale Kenntnisse in Microsoft Word. Die Inhalte vieler Auswahlrollbalken lassen sich individuell konfigurieren, so dass auch die Workflows im Programm an die eigenen Rechtsgebiete und Arbeitsabläufe in der Kanzlei angepasst werden könne.

Im Bereich Künstliche Intelligenz ermöglicht LawFirm die Aufbereitung von Akteninhalten für externe KI-Analysen und zur Unterstützung bei der Erstellung von Schriftsätzen mit Word (z. B. Dokumenten-Zusammenfassungen, Textvorschläge). Es gibt außerdem eine Schnittstelle zu KI-Mandatsonboarding-Chatbots, so dass für die darüber eingehenden Mandatsanfragen mit wenigen Klicks eine Akte mit Adressen und Dokumenten angelegt werden kann. Eine Vorschau ermöglicht die Prüfung auf ähnliche/bereits vorhandene Adressen und enthält eine automatische Kollisionsprüfung.

Damit ist LawFirm technologisch offen für neue Entwicklungen, ohne die bewährte Datensicherheit klassischer Kanzleisoftware aufzugeben.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

LawFirm unterstützt das Mitarbeiter-Management mit rollenbasierten Berechtigungen im internen Zugangskontrollsystem. Die Zeiterfassung ist daraufhin optimiert, mit sehr wenig Aufwand die komplette Zeit eines Tages zu erfassen. Das ist gleichzeitig die Grundlage für eine Zeithonorarabrechnung – oder für eine mitlaufende Nachkalkulation / Wirtschaftlichkeitskontrolle in Gebühren-Mandaten. In der Enterprise-Version von LawFirm gibt es erweiterte Zeitstatistiken zur Kanzlei-Performance (Anteil abrechnungsfähiger Stunden).

Für die Kanzleileitung stehen umfangreiche Controlling-, Statistik- und Finanzberichte zur Verfügung – von Umsatzanalysen bis hin zu Bearbeiter-Produktivitätsübersichten.

Besonders interessant sind dabei die Funktionen, die die Weiterentwicklung der Kanzlei unterstützen, wie z.B. die Empfehlungsanalyse zur Herkunft der Mandate bzw. als Erfolgskontrolle für Marketing-Maßnahmen.

Eine integrierte Aktenbuchhaltung inklusive DATEV- oder Lexware-Export ermöglicht die direkte Weitergabe an die Finanzbuchhaltung oder direkt an den Steuerberater.

Durch die enge Verknüpfung von Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Controlling behalten Kanzleien jederzeit den wirtschaftlichen Überblick über ihre Mandate.

Viele Nutzer schätzen LawFirm deshalb nicht nur als Kanzleisoftware, sondern als umfassendes Kanzlei-Management-System.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

LawFirm wird nach einem „all inclusive“ Modell in drei Programmstufen vertrieben, d.h. es sind stets alle Funktionen der jeweiligen Programmstufe verfügbar und es müssen keine Zusatzmodule erworben werden. Die Funktionen sind so konzipiert, dass Sie auch bei Nicht-Nutzung nicht stören. Durch den eingesparten Vertriebsaufwand sind die Preise dennoch sehr konkurrenzfähig.

Mit viel Entwicklungsaufwand ist LawFirm so konstruiert, dass keine zusätzlichen Dienstleistungen bei der Inbetriebnahme (Installation, Schulung) oder im laufenden Betrieb (Vor-Ort-Einsätze des Supports) erforderlich sind. Schulungen werden durch mitgelieferte Schulungsvideos und durch einen gut erreichbaren und kompetenten Hotline-Support überflüssig. Das macht die LawFirm Nutzung besonders kostengünstig und sorgt vor allem für einen reibungslosen und störungsarmen Betrieb.

Die Kosten richten sich nach der Anzahl der Arbeitsplätze und der gewünschten Funktionsstufe (Standard, Professional, Enterprise). Dadurch können sowohl Einzelanwälte als auch größere Sozietäten ein passendes Paket wählen. Durch einfache Lizenz-Upgrades wird die Weiterentwicklung der Kanzlei über alle Wachstumsstufen unterstützt.

LawFirm wird im Normalfall als einmalig zu lizenzierende Dauerlizenz angeboten – Kanzleien erwerben also die Software, anstatt sie zu mieten (Konditionen für Mietverträge auf Anfrage). Damit entstehen keine laufenden Pflichtgebühren, lediglich optionale Service- und Updateverträge mit Pauschalen zur laufenden Pflege, Weiterentwicklung und für die Hotline-Unterstützung.

Viele Kanzleien schätzen dieses faire Modell, weil es langfristig planbare und deutlich günstigere Gesamtkosten ermöglicht als klassische Miet- oder Cloudlösungen.

Nur bei Mehrplatzsystemen gibt es eine Pflicht, einen Wartungsvertrag abzuschließen. Nach Ablauf eines Jahres kann der Softwarepflegevertrag mit einer Frist von sechs Wochen zum Quartalsende gekündigt werden.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Der Support für LawFirm erfolgt direkt durch das Entwickler- und Fachberater-Team der kanzleirechner.de GmbH – kein externer Callcenter-Dienst. Die Anwenderkanzleien können sich per Telefon oder E-Mail an den Support wenden. Bei Bedarf erfolgt die Unterstützung bei Bedienfragen und Störungen per Fernwartung. Die Hotline hilft häufig auch bei Problemen oder Fragen, die nur mittelbar mit der Nutzung von LawFirm zusammenhängen.

Die durchschnittlichen Reaktionszeiten sind kurz. Die Anfragen werden fast immer schon im ersten Anruf beantwortet und gelöst. Die Anwender­kanzleien loben besonders die gute Erreichbarkeit und Kompetenz des Supports.

Darüber hinaus stehen eine umfangreiche Online-Hilfe und Video-Tutorials zur Verfügung. Im Zweifel hilft allerdings gerne unsere Hotline.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Kanzleien können LawFirm unverbindlich und kostenlos testen. Die Demoversion ist mit umfangreichen Beispieldaten einer Kanzlei „Schneller & Besser“ ausgestattet; man kann also z. B. die Suchfunktionen auch „unter Last“ ausprobieren. Die Demoversion ist zeitlich nicht eingeschränkt, so dass man sich die Software in Ruhe ansehen kann.

Bei Fragen steht die LawFirm-Hotline gerne für eine individuelle Begleitung der Demoversion oder für eine kurze Online-Präsentation bereit. So können Interessenten wertvolle Zeit bei der Auswertung des Demomaterials sparen.

Bestehende Daten aus anderen Systemen können übernommen werden. Für Adressen und Termine kann die Synchronisationsfunktion mit Outlook verwendet werden und für vorhandene Dokumente gibt es eine einfache Importmöglichkeit per Drag & Drop, so dass diese Daten, die häufig den allergrößten Teil der Daten ausmachen, ganz ohne Zutun der LawFirm-Hotline importiert werden können.

Auf Wunsch bietet das LawFirm-Team auch einen Wechsel- und Einrichtungsservice an – inklusive Datenübernahme, Anpassung der Vorlagen und Schulung der Mitarbeiter. In aller Regel ist das aber nicht erforderlich.

So gelingt der Umstieg in der Regel innerhalb weniger Tage und ohne Produktivitätsverlust.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

LawFirm wird seit über 25 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt und laufend an neue gesetzliche, technische und organisatorische Anforderungen angepasst.

Ein bis zwei Mal jährlich erscheinen umfangreiche Funktions- und Sicherheits-Updates, die im Rahmen des Pflegevertrags bereitgestellt werden. Vor der Auslieferung werden diese Updates vier bis acht Wochen lang intensiv getestet und zunächst in die interne Nutzung übernommen. So werden Betriebsstörungen bei der Verteilung eines Updates vermieden.

Neue Funktionen entstehen häufig auf Basis konkreter Rückmeldungen der Anwaltskanzleien, mit denen ein enger Austausch gepflegt wird. So fließen praxisnahe Ideen oft direkt in die Entwicklung ein – ein entscheidender Unterschied zu anonymen Großsystemen.

Unser Entwicklungsziel ist nicht kurzfristige „Hochglanz-Trend-Software“, bei der man den Blick hinter die Fassade scheuen muss, sondern ergonomische und solide arbeitende Funktionen, langfristige Stabilität und Effizienz im Kanzleialltag.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Die Rückmeldungen unserer Anwenderinnen und Anwender sind seit vielen Jahren ausgesprochen positiv. Besonders hervorgehoben werden die Zuverlässigkeit, Stabilität und Nachvollziehbarkeit der Abläufe. Viele Kanzleien berichten, dass sie nach dem Wechsel zu LawFirm deutlich strukturierter und entspannter arbeiten.

Auch die Übersichtlichkeit der digitalen Akte und die nahtlose Integration von beA, E-Mail und Dokumentenmanagement werden regelmäßig gelobt.

Wiederkehrend betont wird außerdem der direkte, persönliche Support, der nicht von einem anonymen Callcenter, sondern vom erfahrenen Entwickler­team geleistet wird. Der Kundenkontakt ist bei Fragen zu LawFirm „Chefsache“ so dass man sich nicht erst durch Eskalationsstufen hocharbeiten muss, wenn man eine Antwort auf eine möglicherweise komplexe Frage sucht.

Typische Rückmeldungen lauten, dass LawFirm „einfach funktioniert“, „verlässlich ist“ und „das tägliche Kanzleileben spürbar erleichtert“.

Wünsche unserer Kunden betreffen meist Erweiterungen bestehender Komfortfunktionen – also nicht grundsätzliche Probleme, sondern Vorschläge zur weiteren Optimierung im Detail.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

LawFirm gehört seit vielen Jahren zu den führenden Kanzleisoftware-Lösungen in Deutschland, insbesondere im Bereich kleiner und mittelständischer, aber auch bei einigen größeren Kanzleien, die Wert auf Datensouveränität, Sicherheit und stabile Prozesse legen.

Die Software wird seit über 25 Jahren von der kanzleirechner.de GmbH kontinuierlich weiterentwickelt und ist heute bei mehr als tausend Anwenderkanzleien auf mehreren tausend Arbeitsplätzen bundesweit im Einsatz.

Unabhängige Bewertungen auf Plattformen wie Google oder Facebook spiegeln die hohe Zufriedenheit der Nutzer wider – mit regelmäßig sehr positiven Rezensionen zu Funktionsumfang und Service. Schon bei der damaligen Markteinführung ist LawFirm bei einem großen Anwaltssoftware-Vergleichstest (durchgeführt durch einen vereidigten EDV-Sachverständigen, veröffentlicht in NJW-CoR 07+08/99) als Testsieger ausgezeichnet worden.

Viele Kanzleien wechseln zu LawFirm nach unzufriedenstellenden Erfahrungen mit anderen Systemen und bleiben dann langfristig treue Anwender.

Damit steht LawFirm für kontinuierliche Qualität, gewachsene Praxiserfahrung und eine stabile Marktposition jenseits kurzfristiger Cloud-Trends.

27. Schlussplädoyer:
    Für welche Anwaltskanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

LawFirm eignet sich besonders für kleine bis mittelgroße Kanzleien sowie für Sozietäten mit mehreren Standorten, die Wert auf verlässliche, transparente
und wirtschaftliche Arbeitsprozesse legen.

Die Software richtet sich an Kanzleien, die praxisgerechte Funktionalität, Ergonomie und Stabilität höher bewerten als „Hochglanz-Oberflächen“ und möglicherweise kurzfristige Cloud-Trends (wobei in der Enterprise-Version auch die Nutzung von LawFirm auf virtuellen Servern in der Cloud unterstützt wird) – also an Teams, die ihre Abläufe genau verstehen und langfristig solide unterstützen möchten.

Durch den modularen Aufbau, die zahlreichen Automatisierungen und die enge Integration von beA, Fristen, Dokumenten, E-Mail, Zeiterfassung, Abrechnung und Controlling kann LawFirm in jeder Entwicklungsphase einer Kanzlei optimal eingesetzt werden und stufenlos mit der Kanzlei wachsen – vom Berufseinsteiger bis zur überörtlichen Sozietät.

Weniger geeignet ist LawFirm dagegen für Kanzleien, die ausschließlich browserbasierte Lösungen ohne lokale Installation bevorzugen oder deren Schwerpunkt auf der täglichen Massenbearbeitung sehr großer Datenvolumina (z. B. Inkassodienstleistungen) liegt.

Insgesamt ist LawFirm ideal für alle Kanzleien, die eine ausgereifte, stabile und wirtschaftlich nachhaltige Kanzleisoftware suchen – entwickelt aus anwaltlicher Praxis für anwaltliche Praxis.

Abschließende Bemerkungen / Ergänzungen:

LawFirm wird auch künftig konsequent in enger Zusammenarbeit mit
den Anwaltskanzleien weiterentwickelt, die die Software tagtäglich im Einsatz haben.

Der Fokus liegt dabei auf praktischer Entlastung im Kanzleialltag,
höchster Datensicherheit und der schrittweisen Integration moderner
Technologien wie KI-gestützte Dokumentenanalyse, Mandats-
Onboarding und Automatisierung wiederkehrender Abläufe.
Ziel ist es, die Vorteile digitaler Innovationen nutzbar zu machen, ohne
die bewährte Stabilität und Transparenz aufzugeben, die LawFirm seit über 25 Jahren auszeichnet.

Wir verstehen LawFirm nicht als kurzfristiges Produkt, sondern als
verlässlichen Partner für den langfristigen Erfolg von Kanzleien – mit
der gleichen Verlässlichkeit, die auch Anwältinnen und Anwälte ihren Mandanten bieten.