iusta als Kanzleisoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit iusta

Wir haben die VIER iusta GmbH über ihre Kanzleisoftware iusta ausgefragt.

Die Antworten der VIER iusta GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Anwaltskanzleien in 3 Sätzen.

iusta ist die Kanzleisoftware für die intelligente Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben – unabhängig vom Rechtsgebiet oder der Kanzleigröße. Sie bildet komplexe Abläufe digital ab und unterstützt Kanzleien dabei, Routineaufgaben zu automatisieren, Ressourcen zu optimieren und Zeit für die rechtliche Arbeit zu gewinnen. iusta vereint bekannte Funktionalitäten klassischer Kanzleisoftware mit Werkzeugen zur Digitalisierung und Automatisierung des Mandatsverfahrens.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Hoher Individualisierungsgrad und Freiheit, Baukasten-Ansatz, “alles” kann digitalisiert und automatisiert werden.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Abrechnungsmodule können noch optimiert werden, vollwertige FIBU-Lösung noch in Entwicklung.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Web-Anwendung / cloudbasiert.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

mobil nutzbar, keine gesonderte App, webbasiert.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Per eigenem Login/Lizenz sind mehrere Nutzer/Geräte zeitgleich möglich.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Keine, funktioniert sowohl auf Windows als auch Apple bzw. Android und Apple.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

2-wöchige Releases und Verbesserungen – diese werden per Mail kommuniziert und in unserem Wiki erläutert.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Der technisch wenig affine User muss eine Cloudsoftware nicht sichern. Das erledigt die Cloud, bzw. der Anbieter für ihn. Unsere Retention Zeit ist ausreichend lang, um alle Backup-Anforderungen unserer Kunden, welche sich aus dem Tagesgeschäft ergeben, zu erfüllen.

Besondere Anforderungen an Back-up und Datensicherung können wir unseren Kunden darüber hinaus individuell auf sie zugeschnitten anbieten.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Wir sind DSGVO-konform.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Offene API-Schnittstelle, daher Integration diverser Tools möglich. beA-Client direkt in iusta integriert sowie das Kanzlei-E-Mail-Postfach direkt via IMAP. Eine Kalender-Integration mit Microsoft und Google ist auch möglich. Der Login erfolgt über SSO (Single-Sign-on) mit Microsoft oder Google -> Mitarbeitende benötigen kein separates Passwort.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kanzlei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Akten- & Dokumentenmanagement?
    • Wie werden digitale Mandantenakten strukturiert und verwaltet?
    • Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
    • Gibt es Vorlagen, Volltextsuche oder Versionierung?
    • Integrationen von E-Mails, Scans und anderen multimedialen Dokumenten in der jeweiligen Akte?
    • Können verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden?
    • Weiteres zum Thema Akten- & Dokumentenmanagement?

Unterstützung beim Akten- & Dokumentenmanagement

iusta bietet eine zentrale, digitale Fallakte als Herzstück der Software.
Diese Akte verknüpft Mandanten, Dokumente, Fristen, Aufgaben, E-Mails und Workflows miteinander und ermöglicht so eine ganzheitliche Verwaltung.

Funktionen:

• • • Speicherung & Strukturierung aller relevanten Daten
    • Dokumentation von Kommunikation (E-Mail, Telefonate etc.)
    • Automatisierungsfunktionen (z. B. Dokumentenerstellung über Workflows)
    • Integration weiterer Programme (z. B. beA, Outlook, Gmail, DATEV, Salesforce.

Struktur & Verwaltung digitaler Mandantenakten

Die Akte ist frei konfigurierbar und bildet den gesamten Lebenszyklus eines Falls ab:

• • • Mandanten-Stammdaten inkl. benutzerdefinierter Felder
    • Dokumentation von E-Mails, Telefonaten, Fristen, Dokumenten
    • Wiedervorlagen, Aufgaben, Workflows
    • Chronologie / Historie
    • Dashboards zur Übersicht über Fristen & Aufgaben & Aktenlisten

Revisionssichere Archivierung

• • • Datenschutz, Sicherheit und Änderungshistorie sind zentral.
    • Protokollierung aller Änderungen (Änderungshistorie)
    • Rollen- und Berechtigungskonzepte

Vorlagen, Volltextsuche, Versionierung

• • • Dokumentenvorlagen & E-Mail-Vorlagen
    • Automatisierte Dokumentenerstellung (z. B. Vollmachten, Verträge) über Workflows
    • Intuitive Filter- & Suchfunktionen in der Akte und im Dokumentenbereich
    • Individuelle Suchvorlagen zur Erstellung eigener „Aktenlisten“.

Integration von E-Mails, Scans & multimedialen Dokumenten

Ja, umfassend integriert:

• • • E-Mails: Integration mit Gmail, Outlook, beA
    • Posteingang: Digitale Posteingangslösung inkl. Stempeln, Fristnotierung & Clickwork für eingehende Dokumente
    • Scans: Können über Posteingang oder Uploads direkt der Akte zugeordnet werden
    • Dokumentenmanagement inkl. OCR-Texterkennung für gescannte Dateien
    • Multimedia: Dateien (z. B. Bilder, PDFs, Audio, Video) können an Akten/Dokumente angehängt werden

Zugriffsrechte & Rollen

• • • Flexible Rollen- und Berechtigungskonzepte existieren.

 Weitere Highlights zum Dokumentenmanagement

Automatisierung via Workflows:

• • • BPMN-Workflows (grafisch modelliert)
    • Automatisierte Dokumentenerstellung, E-Mail-Versand, Aufgaben, Fristen
    • Einbindung externer APIs (z. B. Salesforce, DATEV, SFTP)

Form Builder:

• • • Digitale Formulare (z. B. Mandatsaufnahme, Vollmachten)
    • Online ausfüllbar, Branding, digitale Unterschrift
    • Daten fließen direkt in die Akte
    • Funktionieren bi-direktional. Es können also auch Daten aus der Akte angezeigt werden. (Stichwort: Klagefreigabe)

Kollaborative Bearbeitung:

• • • Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten & Akten
    • Änderungen nachvollziehbar (Historie)
    • Workflows können zur Freigabe oder Weiterleitung genutzt werden
    • Play-Mode: Stellt sicher, dass Mitarbeitende sich nicht gegenseitig behindern.

Fazit: iusta als umfassende Dokumenten- & Aktenlösung

iusta ist mehr als ein einfache Dokumentenablage – es ist ein voll integriertes Case- und Workflow-Management-System, das:

• • • Akten vollständig digitalisiert
    • Dokumentenprozesse automatisiert
    • Sichere Archivierung & Versionierung bietet
    • Kommunikation, Aufgaben, Fristen und Workflows verbindet
    • Rollen & Rechte granular verwaltbar macht
    • Mandanten sowie interne/externe Nutzer einbindet

Kurz gesagt: iusta deckt das komplette Spektrum des modernen digitalen Akten- und Dokumentenmanagements ab.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Fristen- & Terminverwaltung?
    • Eigener Kalender oder Integration mit anderen Kalendern (Outlook/Apple usw.)?
    • Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktionen?
    • Mehrbenutzer- und Teamfunktionen?
    • Weiteres zum Thema Fristen- & Terminverwaltung?

Zentrale Fristenübersicht
Dashboard mit „Überfällig“, „Heute fällig“, „Morgen“ und „7 Tage“ inkl. Filter & Sortierung.

Eigenes Aufgaben und Fristenmodul
Aufgaben und Fristen können mit der Akte, aber auch mit Dokumenten verknüpft werden.

Integration externer Kalender

Aufgaben und Fristen können in externe Kalender von Google oder Microsoft “gespiegelt” werden.

Automatische Fristenkontrolle
Fristen werden dokumentiert, farblich hervorgehoben und in Dashboards überwacht. Workflows ermöglichen automatische Fristerstellung, Eskalation, Erinnerungen.

Erinnerungsfunktionen
Vorfristen, automatische Benachrichtigungen, Aufgaben mit Fälligkeitsdaten.

Mehrbenutzer- & Teamfunktionen
Zuweisung von Fristen/Aufgaben an Nutzer oder Teams.

Fristvorlagen
Fristvorlagen können definiert werden und ermöglichen alle relevanten Fristen in einem Schritt zu erstellen. Beispielsweise “Eingang Urteil” hat Berufungsfrist + Begründungsfrist zur Folge.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation (mit Team, Mandanten & Institutionen)?
    • Integrierte E-Mail- oder Chat-Funktion?
    • Gibt es ein Mandanten-Portal (z.B. App)?
    • Anbindung an beA, ERV…?
    • Videokonferenzen?
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kommunikation anmerken?

• • • Integriertes zentrales KI-Postfach und beA-Anbindung
    • Mandantenportal vorhanden
    • Playmode – Listenbasiertes Arbeiten an der Akte stellt sicher, dass nur “ein Mitarbeitender” Änderungen zur selben Zeit vornimmt.
    • Integrierter E-Mail Client für die Kanzlei Korrespondenz
    • Versand von Briefen (Print), SMS, Fax über Anbindungen an Drittsysteme

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Workflow-Management?
    • Automatisierte Workflows?
    • Aufgabenverwaltung & Delegation?
    • Prozessüberwachung?
    • Weiteres zum Thema Workflow-Management?

Automatisierte Workflows

Ja – Kernfunktion von iusta.

• • • Grafischer Designer (Drag & Drop)
    • Automatisierte Schritte: Dokumente erzeugen, E-Mails versenden, Fristen setzen, Daten abfragen, Entscheidungen treffen
    • Einbindung externer Systeme via API / Webhook
    • Standard- und individuelle Prozesse (z. B. Mahnverfahren, RVG-Abrechnung, Mandatsaufnahme, Massenvorgänge)

Aufgabenverwaltung & Delegation

• • • Aufgaben automatisch aus Workflows oder manuell erstellen
    • Zuweisung an Nutzer/Teams
    • Fälligkeiten, Wiedervorlagen, Prioritäten
    • Transparente Verantwortlichkeit

Prozessüberwachung

• • • Dashboards zur Statuskontrolle
    • Live-Überblick über laufende, ruhende und abgeschlossene Workflows

Weitere Highlights

• • • Vollständig konfigurierbar ohne Programmierung
    • Aber: Programmcode kann für komplexe Fragen hinzugefügt werden.
    • Kombination von juristischem Fachwissen & Automatisierung
    • Iterative Umsetzung mit Legal Engineering Team
    • Workflows = Herzstück für Skalierung und Effizienz

Fazit:

iusta ist eine Workflow-getriebene Kanzleisoftware.
Prozesse werden nicht nur abgebildet, sondern intelligent automatisiert, gesteuert und kontrolliert – für echte operative Brillanz.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Wissensmanagement & bei der Recherche?
    • Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare?
    • Eigene Wissenssammlung?
    • Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten?
    • Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche?

Keine Integration. Der Fokus unserer Lösung liegt gerade nicht auf der Bearbeitung komplexer Einzelfälle, welche Recherche etc. nach sich ziehen. Unsere Zielgruppe möchte standardisierbare Rechtsprobleme in hoher Stückzahl, bei gleichbleibend hoher Qualität bearbeiten.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Erstellung von Rechnungen, Vorschuss- oder Sammelrechnungen?
    • Automatische RVG-/Gebührenabrechnung integriert?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

• • • Rechnungen werden per Workflows automatisiert erstellt
    • RVG-Rechner in iusta integriert
    • Kunden haben teilweise eine Vollautomatisierung ihrer Rechnungen und können ihre Kanzlei skalieren, da Rechnungen am Ende des Monats keinen Engpass mehr darstellen

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kanzlei-spezifischen Funktionen?
    • Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung?
    • Digitale Unterschriften?
    • Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete (z.B. Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, etc.)?
    • Inwiefern ist KI-Unterstützung integriert (z. B. Dokumentenanalyse, Textvorschläge)?
    • Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen?

Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung

iusta bildet komplexe juristische Prozesse über Workflows ab.
Mahnverfahren (Erstellung der .eda Datei), Zwangsvollstreckung, RVG-Abrechnung, Rechnungsstellung etc. können über diese abgebildet und teilweise automatisiert werden.

Digitale Unterschriften

Ja. Der Form Builder unterstützt die digitale Nachbildung einer Unterschrift direkt in Online-Formularen.

Optimiert für verschiedene Rechtsgebiete

iusta ist branchen- und verfahrensunabhängig konfigurierbar.

• • • Frei definierbare Datenmodelle & Felder
    • Individuelle Workflows je Rechtsgebiet
    • Einsatz bei Massenschäden, Individualverfahren, Behörden, Legal-Teams
      Dadurch für Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, Verbraucherrecht, Massenverfahren usw.

KI-Unterstützung

iusta ist strategisch auf KI ausgerichtet (Partnerschaft mit VIER GmbH)

Aktuell bereits:

• • • Anbindung von LLMs über die Workflows
    • LLM-basierte Extraktion von Dokumenteninhalten im Posteingang
    • KI-basiertes Erstellen von Inhalten (E-Mails) in der Erprobung

Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen

• • • beA-Integration
    • Fristen- & Aufgabenverwaltung mit Verantwortungstracking
    • RVG-Abrechnung & Rechnungsstellung automatisierbar
    • Mandanten- und Parteienverwaltung
    • Posteingang mit Stempeln & Fristnotierung
    • Dashboards & Controlling
    • Schnittstellen zu DATEV, Salesforce, Lexoffice, MessageBird u. v. m.
    • Customer-Portal / externe Nutzeranbindung
    • Sichere Rollen- und Rechteverwaltung
    • Iterative Anpassung an Kanzleiprozesse durch individuelles Legal Engineering

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Fokus von iusta:
iusta ist konsequent auf operative Brillanz in juristischen Prozessen ausgerichtet. Das bedeutet: maximale Effizienz in Aktenführung, Workflows, Automatisierung, Dokumenten- und Fristenmanagement.

Wo iusta unternehmerisch unterstützt

Rollen & Berechtigungen
Granulare Zugriffssteuerung für Teams, interne und externe Nutzer.

Prozess- und Mandatscontrolling
Statistiken und Auswertungen zu Fällen, Fristen, Aufgaben, Status können über die offenen Schnittstellen leicht in spezialisierten Systemen erzeugt werden. (Stichwort: Data-Warehouse)

Juristische Abrechnung
RVG-Abrechnung, Rechnungsstellung und Abrechnungsprozesse sind automatisierbar. In iusta erzeugte Abrechnungsdaten können in spezialisierten Systemen weiterverarbeitet werden.

Denn: Schnittstellen & Datenexporte
Offene APIs + Export in Excel → Rohdaten (z. B. Abrechnung, Prozessdaten) können an nachgelagerte Systeme wie Finanzbuchhaltung, BI oder HR weitergegeben werden.

Was iusta nicht als Standardfunktion bietet

• • • Keine klassische Personalverwaltung (Zeiterfassung, Urlaub, Lohnabrechnung)
    • Keine vollwertige Finanzbuchhaltung
    • Keine HR-Module

Warum das Absicht ist

iusta konzentriert sich bewusst auf das, was Kanzleien produktiv macht:
automatisierte, skalierbare und fehlerfreie Abläufe im juristischen Tagesgeschäft. Alles andere wird über Schnittstellen und Datenexporte an spezialisierte Systeme angebunden.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

• • • iusta basic: Einmalig Onboarding 8.500€ + monatlich 1.050€ (5x Lizenzen) + Cloud-Speicher
    • iusta custom: Auf Anfrage

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?
    • Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
    • Inhouse oder externer Support?
    • Wartezeiten?
    • „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

• • • Support E-Mail Adresse, an die Anfragen gestellt werden – Ticket-System
    • Persönliche Inhouse Betreuung
    • Geschäftszeiten werktags von Montag bis Freitag, 09:00–18:00 Uhr
    • iusta-Wiki als Hilfe zur Selbsthilfe
    • im Vertrag vereinbarte SLAs und Reaktionsfristen

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

• • • allgemeine Demo: Vorstellung unserer Software und ihrer Funktionen und Möglichkeiten
    • spezifische Demo: Beispielprozess der Kanzlei wird bereits in iusta abgebildet, damit der Kunde sehen kann, wie sein iusta aussehen würde
    • Migration der Alt-Daten wird von uns sichergestellt
    • Unser Legal Engineering Team begleitet den Neukunden beim kompletten Umstieg; persönlicher Ansprechpartner
      • Projektstart (Kick-Off)
      • Schulungen
      • Migration
      • Legal Engineering (Integration der Workflows, Datensätze, Formulare, etc.)
      • Go Live
      • Care-Phase (Betreuung & Unterstützung)
      • Übergabe

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

• • • 2-wöchige Releases
    • Enge Zusammenarbeit zwischen Legal Engineers und Kunden stellt sicher, dass Feedback direkt in die Produktentwicklung mit einfließt

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Kundenerfahrungen finden Sie auf unserer Website.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

• • • Best of Technology der Wirtschaftswoche 2023
    • Über 500 iusta-user

27. Schlussplädoyer:
    Für welche Anwaltskanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

• • • Geeignet für Kanzleien, die
      • zukunftsfähig werden wollen
      • Automatisierungspotentiale heben wollen
      • Die Grundlagen für die Anwendung für KI schaffen wollen
    • Nicht geeignet für Kanzleien
      • die weiterhin wie in 1996 arbeiten wollen