Findentity als Kanzleisoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Findentity

Wir haben die Thax Software GmbH über ihre Kanzleisoftware Findentity ausgefragt.

Die Antworten der Thax Software GmbH sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Anwaltskanzleien in 3 Sätzen.

Ob Dokumentenmanagement, E-Akte, Mandantenverwaltung, digitales Diktat oder Aktensuche – Findentity® von Thax Software passt sich den individuellen Anforderungen Ihrer Kanzlei an. Sie können Findentity wahlweise als Komplettsystem nutzen oder die einzelnen Module Office, Dictate und Finder als Ergänzung zu Ihrer bestehenden Kanzleisoftware einsetzen.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

• • • Ein wesentlicher Vorteil von Findentity ist die Möglichkeit der freien Konfigurierbarkeit des Datenbankschemas – dadurch können auch Kanzleien mit Spezialgebieten (z. B. Nachlassverwalter) bedient werden, für welche andere Standardlösungen nicht passend sind.
    • Die Modularität von Findentity bietet Nutzern den Einsatz einzelner Module als auch die Kombination aller Module (Findentity Enterprise) für größtmöglichen Nutzen und maximale Effizienz im Büromanagement.
    • Integration von digitalem Diktat und Spracherkennung – sowohl Front-End Spracherkennung als auch Back-End Spracherkennung.
    • Es stehen verschiedene Lizenztypen zur Verfügung: Client Access License, Named User License, Concurrent User Licence.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Durch den branchenunabhängigen Ansatz fehlen Rechenfunktionen wie RVG und Zwangsvollstreckung. Bislang bietet Findentity keine Cloud-Lösung/SaaS.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Windows-Desktopanwendung für lokale PCs und auch Terminalserver, also Installationssoftware (On-Premise).

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

In Findentity Dictate ist die Diktier-App „Findentity Mobile Dictate“ inklusive. Eine dedizierte App für weitere mobile Funktionen steht nicht zur Verfügung, jedoch kann ein Zugriff via Remotedesktop oder Web-App eingerichtet werden.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, die Software ist für mehrere Benutzer und Arbeitsplätze konzipiert. Dabei reicht das Spektrum von der Einzelplatzanwendung bis zu 20.000 Nutzern.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Microsoft Windows 7 bis Windows 11 bzw. Windows Server 2008 R2 bis Windows Server 2025. Für die Datenbank wird ein Microsoft SQL Server benötigt, kostenfreie Express-Edition ausreichend. Bei Einsatz der Findentity Back-End Spracherkennung (optional) benötigen wir eine dedizierte virtuelle oder physische Maschine.

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Ja, für das Diktiersystem. Zudem können Dokumente aus der elektronischen Akte exportiert werden, um diese z. B. beim Gerichtstermin dabei zu haben.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates werden auf Wunsch des Kunden monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich bereitgestellt. Die Installation erfolgt wahlweise über ggf. vorhandene Softwareverteilung oder unseren Updater automatisch.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Kombination aus Backup von Datenbank und Dateisystem, erfolgt i. d. R. über Backupsoftware des Kunden. Im digitalen Diktiersystem Findentity Dictate werden automatisch Sicherungskopien der Diktate angelegt.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Eine umfangreiche Benutzer-, Gruppen- und Rechteverwaltung ist vorhanden. Die Daten verbleiben bei einer On-Premise-Lösung vollständig auf den unternehmenseigenen Servern.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• • • Findentity (unabhängig vom Modul) beinhaltet Funktionen zum Import und Export von Datensätzen (z. B. Akten)
    • Findentity Office beinhaltet zusätzlich folgende Schnittstellen:
      • Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Outlook
      • beA.expert: Schnittstelle zum besonderen elektronischen Anwaltspostfach
      • PDF-Programme (z. B. PDF-XChange): Zur Bearbeitung von PDF-Dateien, z. B. auch für automatisierte Vorbereitung zum beA-Versand.
    • Findentity Dictate beinhaltet zusätzlich folgende Schnittstellen:
      • Dragon Professional/Legal als Front-End Spracherkennung
      • Dragon Professional/Legal als Back-End Spracherkennung
    • Generell bietet Findentity eine Universalschnittstelle, die die Interaktion mit anderen Programmen ermöglicht. Dadurch können Daten synchronisiert und Fremdanwendungen angesteuert werden, z. B. RA-MICRO, AnNoText, DATEV Phantasy, PatOrg, MS Word, MS Excel, MS Outlook oder SAP.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kanzlei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Akten- & Dokumentenmanagement?
    • Wie werden digitale Mandantenakten strukturiert und verwaltet?
      • • Eine Akte beinhaltet Verknüpfungen zu den Beteiligten (Mandant, Gegner etc.) und beinhaltet in verschiedenen Registerkarten z. B. die Dokumente, Diktate, Aufgaben, Fristen, Fotos etc.
    • Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
      • • Nicht direkt, aber durch Export in entsprechende Systeme.
    • Gibt es Vorlagen, Volltextsuche oder Versionierung?
      • • Die Software bietet Funktionen zur effizienten Verwaltung von Akten und Dokumenten. Dazu gehören eine integrierte Volltextsuche für schnelle Recherchen sowie die Möglichkeit, mit Vorlagen zu arbeiten, um Dokumente strukturiert und zeitsparend zu erstellen. Eine Versionierung ist aktuell nicht enthalten.
    • Integrationen von E-Mails, Scans und anderen multimedialen Dokumenten in der jeweiligen Akte?
      • • Ja, zahlreiche Datenformate (Mails, Dokumente, Bildformate, Videos etc.) können der Akte zugeordnet werden und komfortabel in einer Vorschau angeschaut werden.
    • Können verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden?
      • • Ja, die Software erlaubt eine differenzierte Rechtevergabe. Nutzerrollen und Berechtigungen lassen sich individuell festlegen, sodass der Zugriff auf Funktionen und Daten gezielt gesteuert werden kann – je nach Aufgabenbereich und Verantwortlichkeit innerhalb der Kanzlei.
    • Weiteres zum Thema Akten- & Dokumentenmanagement?
      • • Zum Dokumentaustausch mit dem Mandanten kann eine Web-Akte eingerichtet werden.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Fristen- & Terminverwaltung?
    • Eigener Kalender oder Integration mit anderen Kalendern (Outlook/Apple usw.)?
      • • Aufgaben/Fristen werden zwar in Findentity angelegt, können aber zusätzlich auch automatisch in den Outlook-Kalender übertragen und dort synchronisiert werden.
    • Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktionen?
      • • Ja.
    • Mehrbenutzer- und Teamfunktionen?
      • • Ja.
    • Weiteres zum Thema Fristen- & Terminverwaltung?
      • • Sämtliche Fristen für eine Berufung werden mit einem Knopfdruck automatisch notiert.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation (mit Team, Mandanten & Institutionen)?
    • Integrierte E-Mail- oder Chat-Funktion?
      • • Sowohl integrierte E-Mail-Funktion, interne Nachrichtenfunktion (Chat) als auch Schnittstelle zu Outlook.
    • Gibt es ein Mandanten-Portal (z.B. App)?
      • • Web-Akten zum Dokumentenaustausch.
    • Anbindung an beA, ERV…?
      • • Anbindung vom beA erfolgt über Schnittstelle zur Drittsoftware „bea.expert“.
    • Videokonferenzen?
      • • Nein.
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kommunikation anmerken?
      • • Sofern noch Papierakten vorhanden sind, können Nachrichten automatisch an den Arbeitsplatz gehen, an dem eine Akte liegt (i. V. m. Findentity Finder).

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Workflow-Management?
    • Automatisierte Workflows?
      • • Ja, können individuell angelegt werden.
    • Aufgabenverwaltung & Delegation?
      • • Ja.
    • Prozessüberwachung?
      • • Über Erinnerungsfunktion.
    • Weiteres zum Thema Workflow-Management?
      • • Workflows können individuell angelegt werden.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Wissensmanagement & bei der Recherche?
    • Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare?
      • • Ja, ist konfigurierbar.
    • Eigene Wissenssammlung?
      • • Ja.
    • Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten?
      • • Ja.
    • Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche?
      • • Die Integration von KI-Funktionen ist in der Entwicklung.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Erstellung von Rechnungen, Vorschuss- oder Sammelrechnungen?
      • • Rechnungen können anhand von Vorlagen erstellt werden, es erfolgt aber keine automatische Gebührenberechnung.
    • Automatische RVG-/Gebührenabrechnung integriert?
      • • Nein.
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
      • • Ist in der Entwicklung.
    • Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
      • • Kann über Aufgaben abgedeckt werden, aber nicht automatisiert.
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?
      • • k.A.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kanzlei-spezifischen Funktionen?
    • Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung?
      • • Nein.
    • Digitale Unterschriften?
      • • Über Zusatzsoftware wie bspw. PDF-XChange u. a. Softwares möglich. Die Universalschnittstelle bietet zahlreiche Möglichkeiten zur Anbindung.
    • Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete (z.B. Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, etc.)?
      • • Das Datenbankschema, Aufgabenarten, Workflows etc. können individuell nach Kundenwunsch, also auch für bestimmte Fachgebiete, angepasst werden.
    • Inwiefern ist KI-Unterstützung integriert (z. B. Dokumentenanalyse, Textvorschläge)?
      • • Ist in der Entwicklung.
    • Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen?
      • • Neben der elektronischen Akte im Modul „Findentity Office“ bieten wir mit dem Modul „Findentity Dictate“ digitales Diktieren sowie mit „Findentity Finder“ die Möglichkeit zur Identifikation und zum Auffinden von Papierakten und automatisierten Öffnung der e-Akte.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
      • • Durch die freie Anlage von Profilen zur Verwaltung beliebiger Dinge lässt sich auch ein solches für Mitarbeiter anlegen inkl. Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung. Des Weiteren können über die Benutzerverwaltung Rollen und Berechtigungen zugewiesen werden. Zeiterfassung ist enthalten. Mit unseren Schnittstellen lässt sich auch eine externe Lohnbuchhaltung einbinden.
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
      • • Auswertungen sind möglich.
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
      • • Es gibt allgemeine Schnittstellen.
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?
      • • Neben der elektronischen Akte im Modul „Findentity Office“ bieten wir mit dem Modul „Findentity Dictate“ digitales Diktieren sowie mit „Findentity Finder“ die Möglichkeit zur Identifikation und zum Auffinden von Papierakten sowie auch Inventarisierung von Geräten, Möbeln etc.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
      • • Ja, jedes der Module Findentity Office, Findentity Dictate und Findentity Finder kann separat lizenziert werden. Findentity Enterprise enthält alles zusammen.
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
      • • Pro Modul pro Lizenz (für Benutzer oder Arbeitsplatz) netto 17,50 € Premium-Miete im Monat, somit 210 € im Jahr. Diese beinhaltet Lizenz, Updates und Support. Hinzu kommt am Anfang die Dienstleistung für die Installation, Einrichtung und Schulung nach Aufwand.
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
      • • Eine Lizenz pro Benutzer bzw. pro Arbeitsplatz, s. o.
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?
      • • 1 Jahr Laufzeit, 3 Monate Kündigungsfrist zum Ende der Vertragslaufzeit.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
  • • Unser firmeneigener Support ist darauf ausgelegt, schnell, unkompliziert und direkt zu helfen. Wir helfen unseren Kunden bevorzugt über sichere Fernwartung (z. B. via TeamViewer oder Microsoft Teams), per Telefon, E-Mail und Live-Chat. Persönliche Erreichbarkeit besteht während unserer üblichen Bürozeiten.
• Inhouse oder externer Support?
  • • Support direkt durch uns als Hersteller der Software, i. d. R. remote. Support vor Ort ist möglich, wird aber separat berechnet.
• Wartezeiten?
  • • I. d. R. keine Wartezeit.
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?
  • • I. d. R. verständliche Fehlermeldungen.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
      • • Wir installieren die Lösung ohne Funktionseinschränkungen zum Test für 4 Wochen, dabei berechnen wir nur die Dienstleistung für die Installation und Schulung.
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
      • • Ja, eine Importfunktion ist vorhanden. Bestehende Daten aus anderen Systemen können übernommen werden – je nach Format und Struktur über Schnittstellen, Datei-Uploads oder individuelle Migrationsprozesse. Ziel ist es, den Übergang möglichst reibungslos zu gestalten und vorhandene Informationen effizient weiter zu nutzen.
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?
      • • Ja, im Rahmen der Installation unterstützen wir aktiv beim Wechsel. Dazu gehört die Übernahme relevanter Daten, die Einrichtung der neuen Umgebung sowie die technische Begleitung beim Übergang. Ziel ist ein möglichst reibungsloser Start ohne Unterbrechungen im laufenden Betrieb.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
      • • Ja, die Software wird kontinuierlich weiterentwickelt. Es erscheinen regelmäßig Funktionsupdates, die neue Features, Verbesserungen und Sicherheitsanpassungen enthalten. Die Weiterentwicklung erfolgt in engem Austausch mit Anwendern und orientiert sich an konkreten Anforderungen aus der Praxis.
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?
      • • Feedback der Nutzer greifen wir sehr gerne auf, dieses fließt i. d. R. kurzfristig in die Weiterentwicklung ein.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

„Wir haben selten ein Produkt mit solch einem Nutzen und selten einen so engagierten Dienstleister gehabt.“

Gelobt wird die Anpassungsfähigkeit unserer Software, aber auch unser hervorragender Support durch unsere engagierten Mitarbeiter.

Weitere Kundenstimmen finden Sie auf unserer Website.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Die Findentity-Software ist in Kanzleien, aber auch beliebigen anderen Branchen im Einsatz. Insgesamt haben wir mehr als 50.000 Lizenzen verkauft bzw. vermietet.

Thax Software GmbH ist vom Bundesverband IT-Mittelstand für das Produkt Findentity für die Qualität der Software und ihren Service mit dem Zertifikat „Software Made in Germany — 100 % Service, Qualität, Zukunft“ ausgezeichnet worden.

27. Schlussplädoyer:
    Für welche Anwaltskanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Findentity Dictate und Findentity Finder sind für Kanzleien jeder Größe geeignet – von Einzelpraxen bis hin zu großen Organisationen. Die Lösungen sind bei Kunden mit nur einem Arbeitsplatz ebenso im Einsatz wie bei Behörden mit über 20.000 Nutzern.

Findentity Office richtet sich vor allem an kleine und mittelgroße Kanzleien mit bis zu etwa 50 Mitarbeitenden.

Weniger geeignet sind unsere Produkte für Kanzleien, die ausschließlich cloudbasierte Lösungen bevorzugen.

Durch den offenen Ansatz richten wir uns an:

• • • Rechtsanwält
    • Notare
    • Nachlassverwalter / Nachlasspfleger
    • Unternehmensanwälte / Syndikusanwälte
    • Patentanwälte
    • Wirtschaftsprüfer
    • u.v.m.

Findentity von Thax Software ist eine Lösung aus der Praxis für die Praxis.