j-lawyer als Kanzleisoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit j-lawyer

Wir haben Jens Kutschke über die Kanzleisoftware j-lawyer ausgefragt.

Die Antworten zu j-lawyer sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Anwaltskanzleien in 3 Sätzen.

j-lawyer ist eine quelloffene (Open Source), umfassende Kanzleisoftware, die Aktenführung, Dokumentenmanagement, Fristen- und Terminverwaltung, Kommunikation (inkl. E-Mail und beA/ERV), Zeiterfassung und Abrechnung in einer integrierten Lösung vereint.

Sie richtet sich besonders an kleine bis mittelgroße, digital orientierte Kanzleien, die Wert auf volle Datenhoheit legen – wahlweise im eigenen Haus oder in der j-lawyer.CLOUD betrieben.

Dank flexibler Anpassbarkeit, offener Schnittstellen und ausgezeichneter KI-Unterstützung lässt sie sich passgenau auf die Arbeitsweise und Schwerpunkte jeder Kanzlei zuschneiden.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Selbst betriebene Installationen sind kostenfrei nutzbar. Die j-lawyer.CLOUD ist das Rundum-Sorglos-Paket mit ortsunabhängiger Nutzung, Support, mobiler App, KI-Integration uvm.

Eine umfassende API für Automatisierungen und ein tief ins System integrierter KI-Agent sind nur einige der Hauptvorteile gegenüber alternativen Lösungen.

Der Open Source-Ansatz bietet sehr niederschwellige Möglichkeiten, die weitere Entwicklung beeinflussen zu können.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Derzeit fehlt noch eine Finanzbuchhaltung sowie Funktionen rund um Zwangsvollstrecking (beides in Arbeit).

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Am Arbeitsplatz wird derzeit eine unkomplizierte Installation genutzt, um bestmöglich mit der Umgebung des Arbeitsplatzes integrieren zu können. Die Kommunikation mit dem Server benötigt keinerlei Dateifreigaben o.ä. – der Datenaustausch findet mittels http(s) statt.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Es gibt eine native App für Android und iOS / Apple. Die App bietet ein Dashboard, Akten (mit Beteiligten, Dokumente, Kalendereinträgen etc.), E-Mail-Postfächer und beA, Kalender und Zeiterfassung. Die App ist offlinefähig – so kann man ausgewählte Akten und Dokumente auch ohne Internetverbindung nutzen.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Es können beliebig viele Nutzer gleichzeitig arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Jede zeitgemäße Hardware ist geeignet (Windows, macOS, Linux – jeweils mit min. 8GB RAM und SSD).

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Die mobile App verfügt über eine Funktion für Offline-Akten.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Updates erscheinen ca. 2 – 3x pro Jahr und sind teilautomatisiert – insbesondere am Arbeitsplatz wird das Update automatisch erkannt und heruntergeladen.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Datensicherungen werden täglich automatisch von der Anwendung selbst ausgeführt. Es gibt einfache Einstellungen, um die Sicherung automatisch auf einen entfernten Speicher spiegeln zu können.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Die Anwendung nutzt den aktuellen Stand der Technik und DSGVO-konform sowie BRAO-konform nutzbar.

Die cloudbasierte Nutzung nutzt Rechenkapazitäten in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Deutschland.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

• Justin Legal (Mandatsannahme)
• Gravity Forms (Formulare auf der Website direkt mit der Kanzleisoftware integrieren)
• E-POST
• Nextcloud (Synchronisation von Adressbuch und Kalendern in anderen Anwendungen und mobile Geräte, Online-Mandantenakte)
• Dropscan (Anbindung eines externen Scandienstleisters)
• Office 365-Postfächer direkt in der Anwendung nutzbar
• beA-Integration
• Sipgate-Integration (Telefonie, Fax)
• REST API und Webhooks für Automatisierungen und eigene Integrationen

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kanzlei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Akten- & Dokumentenmanagement?
    • Wie werden digitale Mandantenakten strukturiert und verwaltet?
    • Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
    • Gibt es Vorlagen, Volltextsuche oder Versionierung?
    • Integrationen von E-Mails, Scans und anderen multimedialen Dokumenten in der jeweiligen Akte?
    • Können verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden?
    • Weiteres zum Thema Akten- & Dokumentenmanagement?

j-lawyer wurde von Grund auf als zentrale, digitale Aktenführung für Kanzleien konzipiert. Sämtliche fallbezogenen Informationen – von der Korrespondenz über Fristen bis hin zu Rechnungen – laufen in der elektronischen Akte zusammen und sind jederzeit an einem Ort auffindbar.

Struktur & Verwaltung digitaler Mandantenakten

Jede Akte bildet einen Fall vollständig ab: Stammdaten, beteiligte Parteien und Rollen (Mandant, Gegner, Gericht, Behörden etc.), Dokumente, Fristen/Termine, Aufgaben, Korrespondenz und Abrechnung. Akten lassen sich über frei definierbare Aktenzeichen-Schemata, Etiketten/Tags und Sachgebiete organisieren und filtern. Innerhalb der Akte können Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur abgelegt und nach Belieben gegliedert werden – so findet sich auch in umfangreichen Verfahren jeder Vorgang sofort wieder.

Revisionssichere Archivierung

Abgeschlossene Akten können archiviert werden und stehen anschließend in einem geschützten Zustand weiterhin lückenlos zur Verfügung. In Verbindung mit der zugrunde liegenden Datenhaltung und den integrierten Backup-Funktionen wird eine nachvollziehbare, dauerhafte Aufbewahrung gemäß den Anforderungen an die anwaltliche Aktenführung sichergestellt.

Vorlagen, Volltextsuche & Versionierung

• Vorlagen: Ein leistungsfähiges Vorlagensystem ermöglicht die automatisierte Erstellung von Schriftsätzen und Dokumenten, in die Akten- und Beteiligtendaten per Platzhalter automatisch eingesetzt werden – das spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
• Volltextsuche: Dank integrierter Volltextindizierung (Apache Lucene) durchsuchen Sie nicht nur Akten- und Stammdaten, sondern auch die Inhalte Ihrer Dokumente kanzleiweit in Sekunden.
• Versionierung: Dokumente können in mehreren Versionsständen geführt werden, sodass Bearbeitungsstände nachvollziehbar bleiben und ältere Fassungen erhalten bleiben.

Integration von E-Mails, Scans und multimedialen Dokumenten

Die Akte ist nicht auf klassische Textdokumente beschränkt: E-Mails lassen sich direkt aus dem integrierten Postfach in die passende Akte übernehmen, Scans und Posteingänge dem jeweiligen Fall zuordnen, und beliebige Dateiformate – Office-Dokumente, PDFs, Bilder, Audio- und Videodateien – können in der Akte abgelegt und verwaltet werden. So entsteht eine wirklich vollständige E-Akte, die den gesamten Schriftverkehr und alle Beweismittel bündelt.

Differenzierte Zugriffsrechte

Über eine rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung steuern Sie granular, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf welche Funktionen und Inhalte zugreifen dürfen. So lassen sich Vertraulichkeit und das Vier-Augen-Prinzip ebenso abbilden wie eine arbeitsteilige Bearbeitung im Team.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Fristen- & Terminverwaltung?
    • Eigener Kalender oder Integration mit anderen Kalendern (Outlook/Apple usw.)?
    • Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktionen?
    • Mehrbenutzer- und Teamfunktionen?
    • Weiteres zum Thema Fristen- & Terminverwaltung?

Die zuverlässige Verwaltung von Fristen und Terminen gehört zu den haftungskritischsten Aufgaben einer Kanzlei – j-lawyer unterstützt Sie hier mit einem integrierten, aktenbezogenen Kalender- und Fristenmanagement, das den gesamten Kanzleialltag abbildet.

Eigener Kalender & Integration mit anderen Kalendern

j-lawyer bringt einen vollwertigen, integrierten Kalender mit, der zwischen verschiedenen Eintragstypen unterscheidet – insbesondere Fristen, Wiedervorlagen und Termine. Jeder Eintrag ist direkt mit der zugehörigen Akte verknüpft, sodass Sie aus dem Kalender heraus sofort in den jeweiligen Fall springen können und umgekehrt.

Über den offenen CalDAV-Standard lässt sich der Kalender mit externen Systemen synchronisieren – etwa mit Nextcloud/ownCloud und darüber wiederum mit den gängigen Clients auf Smartphone und Desktop (Apple Kalender, Thunderbird und weitere). So haben Sie Ihre Fristen und Termine auch mobil und außerhalb der Kanzlei stets im Blick.

Automatische Fristenkontrolle & Erinnerungsfunktionen

• Zu jeder Frist lassen sich Vorfristen definieren, sodass kritische Termine rechtzeitig und nicht erst am Tag des Ablaufs sichtbar werden.
• Anstehende und überfällige Fristen, Wiedervorlagen und Termine werden übersichtlich zusammengeführt und prominent dargestellt, sodass nichts übersehen wird.
• Erinnerungs- und Benachrichtigungsfunktionen sorgen dafür, dass Verantwortliche aktiv auf bevorstehende Fristen aufmerksam gemacht werden – die Grundlage für eine lückenlose, haftungssichere Fristenkontrolle.

Mehrbenutzer- & Teamfunktionen

j-lawyer ist von Grund auf für die arbeitsteilige Bearbeitung im Team ausgelegt:

• Fristen, Wiedervorlagen und Termine können einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen werden – mit klarer Verantwortlichkeit.
• Über die rollenbasierte Rechteverwaltung steuern Sie, wer Einträge sehen, anlegen und bearbeiten darf.
• Mehrere Kalender bzw. die Kalender mehrerer Anwälte und Sachbearbeiter lassen sich gemeinsam überblicken, sodass Vertretungsregelungen und Teamabsprachen zuverlässig funktionieren.

Weiteres

Da Fristen, Termine und Wiedervorlagen unmittelbar in der E-Akte verankert sind, entsteht kein Bruch zwischen Kalender und Aktenarbeit: Aus einem eingehenden Schriftsatz oder einer E-Mail heraus lassen sich Fristen direkt erfassen und der Akte zuordnen. In Verbindung mit der offenen CalDAV-Schnittstelle und dem Open-Source-Charakter der Lösung behalten Sie zugleich die volle Kontrolle und Datenhoheit über Ihre Termindaten.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation (mit Team, Mandanten & Institutionen)?
    • Integrierte E-Mail- oder Chat-Funktion?
    • Gibt es ein Mandanten-Portal (z.B. App)?
    • Anbindung an beA, ERV…?
    • Videokonferenzen?
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kommunikation anmerken?

j-lawyer versteht Kommunikation nicht als Insellösung, sondern als integralen Bestandteil der elektronischen Akte: Der gesamte Schriftverkehr – ob klassische E-Mail, anwaltliches Postfach oder interne Abstimmung – läuft fallbezogen zusammen und bleibt revisionssicher dokumentiert.

Integrierte E-Mail-Funktion

j-lawyer bringt einen vollwertigen, integrierten E-Mail-Client mit (IMAP/SMTP oder Office 365 über Graph API). Sie senden und empfangen Nachrichten direkt aus der Anwendung, ordnen ein- und ausgehende E-Mails samt Anhängen unmittelbar der passenden Akte zu und beantworten oder leiten sie weiter, ohne die Software zu verlassen. Für die Erstellung von Schriftsätzen und Anschreiben greift die E-Mail-Funktion nahtlos auf das Vorlagen- und Dokumentensystem zu.

Team-Kommunikation

Für die kanzleiinterne Abstimmung stehen Funktionen zur Verfügung, mit denen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Nachrichten, Aufgaben und Wiedervorlagen einander zuweisen und so im Kontext der jeweiligen Akte kommunizieren können. Dadurch bleibt die Zusammenarbeit nachvollziehbar und an den Fall gebunden – nicht verstreut über separate Kanäle. Es gibt auch ein kanzleiinternes Messenger-System direkt in der Anwendung.

Anbindung an beA / ERV

j-lawyer unterstützt die Anbindung an das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) und damit den elektronischen Rechtsverkehr (ERV). Nachrichten und Dokumente lassen sich im Zusammenspiel mit dem beA-Postfach bearbeiten und der jeweiligen Akte zuordnen, sodass auch der Behörden- und Gerichtsverkehr Teil der durchgängigen digitalen Aktenführung wird.

Mandantenkommunikation & Portal

Über die Anbindung an Nextcloud lassen sich Dokumente strukturiert und sicher mit Mandanten austauschen – als datenschutzfreundliche Alternative zum unverschlüsselten E-Mail-Versand. In Verbindung mit dem Open-Source-Charakter der Lösung behalten Sie dabei die volle Kontrolle darüber, wo und wie Daten mit Mandanten geteilt werden.

Videokonferenzen

Einen eigenen Videokonferenz-Dienst bringt j-lawyer nicht mit; hier setzen Kanzleien typischerweise auf bewährte externe Werkzeuge. Termine für solche Besprechungen lassen sich jedoch komfortabel über den integrierten, aktenbezogenen Kalender planen und – dank offener CalDAV-Schnittstelle – mit den gängigen Kalender-Clients teilen.

Weiteres zum Thema Kommunikation

Ein besonderes Merkmal ist die zunehmende Unterstützung durch KI-gestützte Assistenzfunktionen: Über integrierte KI-Chats lassen sich beispielsweise Akteninhalte und Dokumente kontextbezogen auswerten und für die Kommunikation aufbereitet. Da sämtliche Kommunikation an die Akte gebunden ist, entsteht ein lückenloser, jederzeit nachvollziehbarer Vorgang – von der ersten Mandantenanfrage bis zum Schriftverkehr mit Gerichten und Behörden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Workflow-Management?
    • Automatisierte Workflows?
    • Aufgabenverwaltung & Delegation?
    • Prozessüberwachung?
    • Weiteres zum Thema Workflow-Management?

j-lawyer unterstützt Kanzleien dabei, wiederkehrende Abläufe zu standardisieren, Verantwortlichkeiten klar zu verteilen und den Bearbeitungsstand jederzeit im Blick zu behalten – so wird aus vielen Einzelschritten ein nachvollziehbarer, kontrollierter Prozess.

Automatisierte Workflows

Wiederkehrende Vorgänge lassen sich in j-lawyer weitgehend standardisieren und automatisieren:

• Dokumentenautomation: Über das Vorlagensystem werden Schriftsätze und Standarddokumente automatisch mit Akten- und Beteiligtendaten befüllt – ein Klick statt manueller Übertragung.
• Strukturierte Falltypen: Akten lassen sich nach Sachgebieten und wiederkehrenden Mustern anlegen, sodass typische Bearbeitungsschritte von Beginn an einheitlich abgebildet werden.
• Fristen- und Wiedervorlagenlogik: Aus Ereignissen heraus (z. B. eingehender Schriftsatz) lassen sich Fristen, Vorfristen und Wiedervorlagen erfassen, die den weiteren Ablauf steuern.

Aufgabenverwaltung & Delegation

Die integrierte Aufgaben- und Wiedervorlagenverwaltung ist der Kern der arbeitsteiligen Bearbeitung:

• Aufgaben können konkreten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zugewiesen und delegiert werden – mit klarer Verantwortlichkeit und Fälligkeit.
• Jede Aufgabe ist mit der zugehörigen Akte verknüpft, sodass der fachliche Kontext sofort verfügbar ist.
• Über die rollenbasierte Rechteverwaltung wird gesteuert, wer Aufgaben anlegen, sehen und bearbeiten darf.

Prozessüberwachung

Den Bearbeitungsstand behalten Sie über mehrere Ebenen im Griff:

• Aktenstatus und Etiketten/Tags machen sichtbar, in welcher Phase sich ein Fall befindet, und erlauben gezieltes Filtern und Auswerten.
• Eine zentrale Übersicht über anstehende und überfällige Fristen, Termine und Aufgaben dient als kanzleiweites Frühwarnsystem.
• Da alle Vorgänge an die Akte gebunden und dokumentiert sind, bleibt jederzeit nachvollziehbar, wer was wann veranlasst hat.

Weiteres zum Thema Workflow-Management

Durch die enge Verzahnung von Akte, Dokumenten, Kalender, Aufgaben und Kommunikation entstehen durchgängige Prozesse ohne Medienbrüche. Offene REST-Schnittstellen ermöglichen darüber hinaus die Anbindung externer Systeme und die Automatisierung über die Kanzleisoftware hinaus – etwa zur Integration in vor- oder nachgelagerte Abläufe. In Verbindung mit den zunehmenden KI-Assistenzfunktionen lassen sich zudem Routinetätigkeiten wie das Auswerten und Aufbereiten von Dokumenten weiter beschleunigen.

Mittels des integrierten KI-Agenten lassen sich alle Funktionen der Software prompt-gesteuert ausführen – bspw. reicht ein Klick an einer Akte, um eine fertige Akte zu erstellen, samt Beteiligten und versandfertiger Vollmacht.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Wissensmanagement & bei der Recherche?
    • Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare?
    • Eigene Wissenssammlung?
    • Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten?
    • Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche?

j-lawyer legt den Schwerpunkt darauf, das in der Kanzlei vorhandene Wissen – Schriftsätze, Vorlagen, Entscheidungen und Erfahrungswerte aus früheren Mandaten – auffindbar zu machen und systematisch wiederzuverwenden. Gerade dieser Bestand an „eigenem“ Wissen ist für die tägliche Arbeit oft wertvoller als jede externe Datenbank.

Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare

j-lawyer bringt keine eigene kommerzielle Rechtsdatenbank (etwa juris oder beck-online) als Lizenzbestandteil mit – hier setzen Kanzleien weiterhin auf ihre bestehenden Abonnements. Da es sich um eine offene Lösung mit dokumentierten REST-Schnittstellen handelt, ist die Anbindung externer Quellen und Werkzeuge jedoch grundsätzlich möglich und nicht durch ein geschlossenes System verbaut.

Eigene Wissenssammlung

Das Herzstück des Wissensmanagements ist die kanzleieigene Sammlung wiederverwendbarer Inhalte:

• Ein umfangreiches Vorlagensystem für Schriftsätze, Standardanschreiben und Dokumente bewahrt bewährte Formulierungen und Bausteine an zentraler Stelle auf.
• Jedes erstellte Dokument und jeder Schriftsatz wird Teil eines wachsenden, durchsuchbaren Wissenspools der Kanzlei.
• Über Sachgebiete, Etiketten/Tags und Aktenstrukturen lässt sich dieses Wissen sinnvoll ordnen und gezielt wiederfinden.

Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten

Durch die konsequent aktenbezogene Ablage sind Schriftsätze, eingehende Entscheidungen, Korrespondenz und Beteiligte stets im Zusammenhang des jeweiligen Mandats verknüpft. Die integrierte Volltextsuche durchsucht dabei nicht nur Stamm- und Aktendaten, sondern auch die Inhalte der Dokumente kanzleiweit – so finden Sie in Sekunden frühere Fälle mit vergleichbarer Konstellation, einen bestimmten Schriftsatz oder die passende Argumentation aus einem zurückliegenden Mandat.

Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche

Einen wachsenden Mehrwert bieten die integrierten KI-Assistenzfunktionen: Über kontextbezogene KI-Chats lassen sich Akteninhalte und einzelne Dokumente auswerten, zusammenfassen und gezielt befragen – das beschleunigt die Recherche im eigenen Bestand erheblich. Der integrierte KI-Agent ist auch in der Lage, in öffentlichen Quellen im Internet nach Gesetzen und Urteilen zu recherchieren.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Erstellung von Rechnungen, Vorschuss- oder Sammelrechnungen?
    • Automatische RVG-/Gebührenabrechnung integriert?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

Die Abrechnung ist in j-lawyer vollständig in die Akte integriert: Von der Zeiterfassung über die Gebührenberechnung bis zur fertigen E-Rechnung entsteht ein durchgängiger Prozess ohne Medienbrüche – und stets im Kontext des jeweiligen Mandats.

Rechnungen, Vorschuss- & Sammelrechnungen

• j-lawyer unterstützt die Erstellung verschiedener Belegarten, darunter Rechnungen, Vorschuss- bzw. Abschlagsrechnungen sowie Gutschriften.
• Positionen lassen sich frei erfassen, aus der integrierten Zeiterfassung übernehmen oder aus Gebührentatbeständen ableiten.
• Belege sind direkt mit der Akte verknüpft, sodass Leistungsstand und offene Forderungen jederzeit fallbezogen nachvollziehbar bleiben.

RVG-/Gebührenabrechnung

Für die anwaltliche Vergütung steht eine integrierte RVG-Gebührenberechnung zur Verfügung: Auf Basis von Gegenstandswert und einschlägigen Gebührentatbeständen werden die Gebühren ermittelt und können unmittelbar in die Rechnungserstellung übernommen werden. Daneben sind auch Abrechnungen nach Zeithonorar (Stundensätze) und nach frei vereinbarten Pauschalen möglich.

E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)

j-lawyer unterstützt die elektronische Rechnungsstellung nach den deutschen bzw. europäischen Standards XRechnung und ZUGFeRD. Damit erfüllen Kanzleien die Anforderungen der E-Rechnungspflicht und können strukturierte, maschinenlesbare Rechnungen erzeugen – etwa für die Abrechnung gegenüber öffentlichen Auftraggebern und Unternehmen.

Mahnwesen & Zahlungsabgleich

Der Zahlungsstatus von Rechnungen wird in j-lawyer geführt, sodass offene und überfällige Forderungen sichtbar bleiben und nachgehalten werden können. Ein vollautomatisiertes, unmittelbar an Bankkonten gekoppeltes Mahnwesen ist nicht der Kern der Lösung; der Forderungsstand lässt sich jedoch transparent überwachen, und über die offenen REST-Schnittstellen sind weitergehende Integrationen in vor- oder nachgelagerte Buchhaltungs- und Banking-Prozesse möglich.

Weiteres zum Thema Abrechnung

Durch die enge Verzahnung von Zeiterfassung, Akte und Abrechnung wird sichergestellt, dass erbrachte Leistungen vollständig erfasst und abgerechnet werden. Erstellte Belege fügen sich nahtlos in das Dokumentenmanagement ein und stehen für den weiteren Versand – klassisch oder elektronisch – sowie für die Übergabe an die Buchhaltung bereit. Als Open-Source-Lösung mit offenen Schnittstellen behalten Sie auch hier volle Datenhoheit und Flexibilität.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kanzlei-spezifischen Funktionen?
    • Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung?
    • Digitale Unterschriften?
    • Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete (z.B. Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, etc.)?
    • Inwiefern ist KI-Unterstützung integriert (z. B. Dokumentenanalyse, Textvorschläge)?
    • Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen?

Über die Kernbereiche hinaus bietet j-lawyer eine Reihe von Funktionen, die sich an den besonderen Anforderungen des anwaltlichen Arbeitens orientieren und sich flexibel an die jeweilige Kanzlei anpassen lassen.

Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung

Forderungsbezogene Vorgänge werden über die akten- und abrechnungsbezogene Verwaltung abgebildet: Offene Forderungen sind transparent nachvollziehbar (über das Führen eines Forderungskontos), und über das Vorlagensystem lassen sich die zugehörigen Schriftsätze und Standarddokumente automatisiert erzeugen. Ein vollintegriertes, automatisiertes Mahn- und Zwangsvollstreckungsmodul ist aktuell in Arbeit (Stand Juli 2026).

Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete

Eine besondere Stärke von j-lawyer ist die Anpassbarkeit an einzelne Rechtsgebiete: Über frei konfigurierbare Formulare und Falldatenstrukturen lassen sich rechtsgebietsspezifische Informationen (z. B. im Familien-, Arbeits-, Verkehrs- oder Strafrecht) strukturiert erfassen und auswerten. Zusammen mit eigenen Vorlagen, Sachgebieten und Etiketten kann jede Kanzlei die Software so auf ihre Schwerpunkte zuschneiden, statt sich einem starren Schema unterzuordnen.

KI-Unterstützung

j-lawyer integriert zunehmend KI-gestützte Assistenzfunktionen als festen Bestandteil der Anwendung:

• Dokumenten- und Aktenanalyse: Über kontextbezogene KI-Chats lassen sich Dokumente und Akteninhalte auswerten, zusammenfassen und gezielt befragen.
• Textunterstützung: KI kann beim Formulieren, Aufbereiten und Verdichten von Inhalten unterstützen.
• Agentenfunktionen: die integrierte KI kann alle Funktionen der Software direkt steuern und aufrufen.
• Dabei lässt der Open-Source-Ansatz Spielraum bei der Wahl und beim Betrieb der KI-Anbindung, was Kanzleien Kontrolle über Datenschutz und Datenhoheit gibt.

Weitere kanzleispezifische Funktionen

• Zeiterfassung als Grundlage für Honorarabrechnung und Controlling
• Offene REST-Schnittstellen (versioniert, mit Swagger-Dokumentation) für individuelle Integrationen
• Backup-/Restore-Werkzeuge für eine sichere Datenhaltung
• Volle Datenhoheit durch Open Source (AGPLv3) und wahlweisen Betrieb im eigenen Haus oder beim Wunsch-Hoster

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Als Kanzleisoftware unterstützt j-lawyer nicht nur die juristische Fallarbeit, sondern auch die betriebswirtschaftliche Steuerung der Kanzlei – mit dem Fokus auf die Funktionen, die im Kanzleialltag tatsächlich gebraucht werden, und über offene Schnittstellen ergänzbar dort, wo spezialisierte Systeme zum Einsatz kommen.

Mitarbeiter-Management

• Rollen & Berechtigungen: Eine rollenbasierte Benutzer- und Rechteverwaltung steuert granular, welche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf welche Funktionen und Inhalte zugreifen dürfen – Grundlage für Vertraulichkeit, Vier-Augen-Prinzip und arbeitsteiliges Arbeiten.
• Zeiterfassung: Eine integrierte Zeiterfassung erlaubt das Festhalten von Tätigkeiten – sowohl als Grundlage für die Honorarabrechnung als auch für die interne Auswertung der aufgewendeten Zeiten.

Controlling, Statistiken & Auswertungen

j-lawyer bietet Auswertungs- und Reportingmöglichkeiten, mit denen sich der Kanzleibetrieb steuern lässt – etwa Übersichten zu Akten, Umsätzen/Rechnungen sowie erfassten Zeiten. In Verbindung mit den strukturierten Akten-, Abrechnungs- und Zeitdaten erhalten Sie eine fundierte Grundlage für betriebswirtschaftliche Entscheidungen und das Controlling.

Finanzbuchhaltung & Datenübergabe an den Steuerberater

Für die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung bzw. dem Steuerberater stehen Export- und Schnittstellenmöglichkeiten zur Verfügung, sodass Abrechnungsdaten weitergegeben werden können. Über die Unterstützung der E-Rechnungsstandards XRechnung und ZUGFeRD entstehen ohnehin strukturierte, maschinenlesbare Belege.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Die Anwendung ist im Eigenbetrieb vollständig kostenfrei nutzbar. Einzelne Leistungen lassen sich auch im Eigenbetrieb als Dienstleistung beziehen – ganz nach Bedarf (Datensicherungen, Vorlagenerstellung, Schulungen etc.).

Im cloudbasierten Setup gibt es ein All-Inclusive-Paket ohne jedwede AddOns oder Premiumpakete: 60 EUR für Anwalt / Anwältin, 40 EUR für Mitarbeitende. Die Vertragslaufzeit beträgt immer nur 1 Monat.

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Cloud-User bekommen zu Bürozeiten Support per E-Mail, Telefon und Fernwartung – direkt vom Hersteller. Die j-lawyer.ACADEMY bietet umfassende Informationen und Tutorials.

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Die cloudbasierte Nutzung kann einen Monat lang kostenfrei und unverbindlich ausprobiert werden. Daten können aus nahezu allen etablierten Kanzleisoftwaren migriert werden, und es gibt ein kostenfreies Onboarding mit Konfiguration, Datenmigration und Schulung.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Große Updates gibt es ca. 2 – 3x pro Jahr. Der gesamte Entwicklungsprozess findet vollständig transparent im Internet statt. Die direkte Mitwirkung ist – da es sich um ein Open Source-Projekt handelt – kein Satz auf einer Marketingfolie, sondern gelebte Kultur.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

Testimonials sind auf der Website zu finden, und wir verweisen auf die Google-Rezensionen der Office 42 GmbH, welche die j-lawyer.CLOUD betreibt.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Das Projekt ist seit 15 Jahren am Markt vertreten und ist stetig gewachsen – neben Kanzleien und Rechtsabteilungen finden sich auch Verbände, Gewerkschaften u.v.m. in der Anwenderschaft.

Die j-lawyer.CLOUD schaffte es im Jahr 2023 in die Finalistenrunde des Sächsischen Staatspreises für Innovation – von ca. 1000 teilnehmenden etablierten Unternehmen und Startups.

27. Schlussplädoyer: Für welche Anwaltskanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Besonders gut geeignet

• Einzelanwältinnen/-anwälte sowie kleine und mittelgroße Kanzleien: j-lawyer deckt den gesamten Kanzleialltag – Akten, Dokumente, Fristen, Kommunikation, Abrechnung und Zeiterfassung – in einer integrierten Lösung ab und ist gerade für Teams bis hin zu mittlerer Größe sehr gut handhabbar.
• Technikaffine und datenschutzbewusste Kanzleien: Wer Wert auf volle Datenhoheit legt und seine Daten lieber im eigenen Haus (On-Premises) oder beim Hoster des Vertrauens vorhalten möchte, profitiert vom Open-Source-Ansatz (AGPLv3) – ohne Abhängigkeit von einer geschlossenen Cloud-Plattform.
• Kanzleien mit Bedarf an Individualisierung und Integration: Durch frei konfigurierbare Formulare/Falldatenstrukturen, ein flexibles Vorlagensystem und offene, dokumentierte REST-Schnittstellen lässt sich die Software auf eigene Schwerpunkte zuschneiden und in die bestehende IT-Landschaft einbinden.
• Kanzleien mit Fokus auf moderne, papierlose Abläufe: Integriertes E-Mail-Management, beA/ERV-Anbindung, E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD), Cloud-Anbindung (Nextcloud) und tief integrierte KI-Assistenz unterstützen eine durchgängig digitale Arbeitsweise.
• Preis-/kostenbewusste Kanzleien: Als Open-Source-Lösung bietet j-lawyer einen wirtschaftlich attraktiven Einstieg ohne klassische Lizenzkosten pro Arbeitsplatz.
• Allgemein ausgerichtete sowie schwerpunktorientierte Kanzleien: Durch die rechtsgebietsspezifisch anpassbaren Formulare eignet sich die Software sowohl für breit aufgestellte als auch für auf bestimmte Rechtsgebiete spezialisierte Kanzleien.

Eher weniger geeignet bzw. mit Einschränkungen

• Sehr große Einheiten / Großkanzleien mit hochkomplexen Konzernstrukturen: Wer umfangreiche, hochspezialisierte Enterprise-Funktionen (z. B. tiefe HR-/Lohn-Module, komplexes Mandantenconflict-Management über viele Standorte, sehr granulares Matter-Pricing) als „Out-of-the-box“-Standard erwartet, stößt eher an Grenzen.
• Kanzleien, die spezialisierte Fremdmodule als integralen Lizenzbestandteil erwarten: Eine eigene kommerzielle Rechtsdatenbank, eine vollautomatisierte Mahn-/Vollstreckungsmaschine oder eine fertige Lohnbuchhaltung sind nicht der Kern der Lösung.

Fazit

j-lawyer spielt seine Stärken vor allem bei kleinen bis mittelgroßen, digital orientierten Kanzleien aus, die eine vollständige, integrierte und zugleich anpassbare Lösung mit voller Datenhoheit suchen – sei es allgemein ausgerichtet oder auf bestimmte Rechtsgebiete spezialisiert.