Vertec als Kanzleisoftware? – Unsere Bewertung

Unser Interview mit Vertec

Wir haben die Vertec AG über ihre Kanzleisoftware ausgefragt.

Die Antworten der Vertec AG sind in blau markiert.

Kurz-Vorstellung:

1. Kurz & knapp: Bitte beschreiben Sie Ihre Software für Anwaltskanzleien in 3 Sätzen.

»Kanzleimanagement wirtschaftlich gedacht« – heißt für uns: Vertec konzentriert sich auf die profitable Steuerung Ihrer Kanzlei und sichert damit den wirtschaftlichen und prozessualen Erfolg Ihrer anwaltlichen Tätigkeit. Damit wird Vertec zum bevorzugten KMS (Kanzlei-Managementsystem) für Wirtschaftskanzleien ab 20 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Mit unserem Best-of-Breed Ansatz und umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten sind unsere Kunden zukunftsfähig aufgestellt.

2. Welche Vorteile hat Ihre Software gegenüber alternativen Lösungen am Markt?

Durch unseren Best of Breed Ansatz und unsere Flexibilität ermöglichen wir Anwaltskanzleien ihre Geschäftsprozesse genauso aufzusetzen, wie sie es wünschen. Zusätzlich können Umsysteme angebunden werden um weitere Prozesse, beispielsweise KYC, zu automatisieren und nahtlos zu integrieren. Außerdem ermöglicht Vertec die Abbildung von individuellen Automatisierungen und erhöht somit deutlich die Effizienz der Arbeit in Kanzleien.

3. Hand aufs Herz: Was ist bei Ihrer Software die Schwachstelle bzw. was könnte einigen Anwendern fehlen?

Vertec hat einen spezifischen Fokus auf Wirtschaftskanzleien. Für die anwaltliche Arbeit ist üblicherweise ein separates DMS vonnöten. Auch konzentrieren wir uns auf die Bereiche, in denen wir die Besten sind – für Kanzleien mit hohem Fokus auf forensische Tätigkeiten könnten gewisse Detailfunktionalitäten fehlen.

Themenfeld 1: Technik

4. Handelt es sich um eine Web-Anwendung oder eine Installationssoftware? Oder gibt es beide Varianten? Falls ja, bitte die Unterschiede erläutern.

Vertec ist sowohl in einer Web-Anwendung als auch mit einer Installationssoftware zu nutzen. Es gibt praktisch keine Unterschiede zwischen diesen beiden Lösungen.

5. Ist die Software mobil nutzbar (Smartphone, Tablet)? Falls ja: Welche Funktionen sind mobil verfügbar, welche nicht? Gibt es eine gesonderte App?

Vertec ist mobil nutzbar für die Arbeitszeit- und Leistungserfassung, die Übersicht von Aufgaben und das Einsehen von Kontaktinformationen. Abrechnungen können nur über die Web- oder Cloud-App erstellt werden. Es gibt eine gesonderte App für iOS und Android.

6. Können mehrere Nutzer/Geräte gleichzeitig arbeiten? Was ist dabei zu beachten?

Ja, alle User können parallel in mehreren Instanzen (auch in unterschiedlichen Apps) arbeiten.

7. Welche technischen Voraussetzungen müssen erfüllt sein (Betriebssysteme, Geräte, Browser)?

Die Anforderungen sind sehr gering – um alles hier aufzulisten ist dieses Dokument aber nicht umfangreich genug. Alle Anforderungen sind hier dokumentiert: https://www.vertec.com/de-de/kb/anforderungen/

8. Ist ein Offline-Modus verfügbar? Wenn ja: Für welche Funktionen?

Nein, es gibt keinen Offline-Modus.

9. Wie ist der Umgang mit Updates (Häufigkeit, Art der Änderungen, manuell vs. automatisch)?

Abhängig vom Betriebsmodell.

Im Cloud Abo werden Updates durch Vertec eingespielt.

On Premises müssen Kunden die Updates selbst installieren. Diese werden durch Vertec bereitgestellt.

Es gibt in der Regel jährlich einen Major Release und mehrere Minor Releases.

10. Welche Backup-Möglichkeiten gibt es? Wie einfach sind diese für technisch weniger affine Nutzer?

Auch hier gibt es Unterschiede je nach Betriebsmodell.

Im Cloud Abo werden die Backups redundant durch Vertec erstellt. Zusätzlich können BackUps manuell aus unserem Kundenportal heruntergeladen werden.

Bei einer On Premises Installation muss das Backup durch den Kunden selbst durchgeführt werden.

11. Wie wird Datensicherheit & Datenschutz sichergestellt?

Vertec ist ISO 27001 zertifiziert und achtet bei der Auswahl der Sublieferanten penibel auf die Datensicherheit und Datenschutz. Bei der Auswahl neuer Sublieferanten wird ein mindestens gleicher oder besserer Standard gefordert, als er bei Bestandslieferanten besteht.

12. Welche Schnittstellen zu anderen Systemen, Softwares, Tools oder Apps sind integriert? Welche Vorteile bieten diese?

Vertec verfügt über Standardschnittstellen zu DMS-Systemen wie iManage, M-Files oder SharePoint sowie Finanzbuchhaltungssystemen wie DATEV oder Topal. Außerdem können individuelle Schnittstellen für Kunden geschaffen werden, wenn diese notwendig oder sinnvoll sind.

Themenfeld 2: Zentrale Funktionen im Kanzlei-Alltag

13. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Akten- & Dokumentenmanagement?
    • Wie werden digitale Mandantenakten strukturiert und verwaltet?
    • Können Dokumente revisionssicher archiviert werden?
    • Gibt es Vorlagen, Volltextsuche oder Versionierung?
    • Integrationen von E-Mails, Scans und anderen multimedialen Dokumenten in der jeweiligen Akte?
    • Können verschiedene Zugriffsrechte erteilt werden?
    • Weiteres zum Thema Akten- & Dokumentenmanagement?

Das in Vertec integrierte Dokumentenmanagement ist nicht für die anwaltliche Arbeit ausgelegt. Vertec bietet daher Schnittstellen zu externen DMS-Systemen, wie iManage, M-Files usw.

14. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Fristen- & Terminverwaltung?
    • Eigener Kalender oder Integration mit anderen Kalendern (Outlook/Apple usw.)?
    • Automatische Fristenkontrolle und Erinnerungsfunktionen?
    • Mehrbenutzer- und Teamfunktionen?
    • Weiteres zum Thema Fristen- & Terminverwaltung?

Vertec verfügt über eine Fristenverwaltung: https://www.vertec.com/de-de/kb/zusatzfunktion-fristenkontrolle/ und https://www.vertec.com/de-de/kb/zusatzfunktion-fristenrechner/

Mit diesen Funktionen können Fristen automatisch berechnet werden und ein integrierter Fristenrechner wird aktiviert. Erinnerungen werden an die zuständigen Benutzer ausgegeben.

Alle Benutzer können (falls berechtigt) die Fristen anderer Benutzer sehen und anderen Benutzern Fristen zuweisen. So kann ein Team gemeinsam Fristen verarbeiten.

In Vertec können weitere individuelle Fristentypen angelegt werden, falls dies für einen guten Prozessablauf notwendig ist.

15. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Kommunikation (mit Team, Mandanten & Institutionen)?
    • Integrierte E-Mail- oder Chat-Funktion?
    • Gibt es ein Mandanten-Portal (z.B. App)?
    • Anbindung an beA, ERV…?
    • Videokonferenzen?
    • Was möchten Sie noch zum Thema Kommunikation anmerken?

Vertec verfügt über eine Outlook-App, mit der Kommunikation in Vertec übernommen und in Outlook sichtbar wird. Auch besteht Zugriff auf alle Vertec-Kontakte in Outlook.

Über eine Lösung unseres Vertriebspartners kann das beA-Postfach in Vertec angebunden werden.

16. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Workflow-Management?
    • Automatisierte Workflows?
    • Aufgabenverwaltung & Delegation?
    • Prozessüberwachung?
    • Weiteres zum Thema Workflow-Management?

Vertec verfügt über Aktivitäten, mit welchen Aufgabenverwaltung und Delegation abgebildet werden kann sowie über Folgeaktivitäten gewissen Workflows abgedeckt sind.

17. Inwiefern unterstützt Ihre Software beim Wissensmanagement & bei der Recherche?
    • Zugriff auf Rechtsdatenbanken oder Kommentare?
    • Eigene Wissenssammlung?
    • Verknüpfung von Urteilen, Schriftsätzen & Mandaten?
    • Weiteres zum Thema Wissensmanagement / Recherche?

Vertec fokussiert sich auf die wirtschaftliche Perspektive einer Anwaltskanzlei. Die anwaltliche Arbeit verläuft klassischerweise über andere Tools und das DMS. Vertec unterstützt daher weder Wissensmanagement noch Recherche.

18. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei der Abrechnung?
    • Erstellung von Rechnungen, Vorschuss- oder Sammelrechnungen?
    • Automatische RVG-/Gebührenabrechnung integriert?
    • E-Rechnungen (XRechnung / ZUGFeRD)?
    • Integriertes Mahnwesen (ggf. automatisiert durch Verknüpfung mit Bankkonten)?
    • Was möchten Sie sonst noch zum Thema Abrechnung anmerken?

Vertec ermöglicht einen effizienten und schnellen Rechnungsprozess – und unterstützt dabei alle üblichen E-Rechnungsformate (XRechnung, ZUGFeRD). Dabei können Vorschussrechnungen erstellt werden oder auch Rechnungen an unterschiedliche Empfänger aufgeteilt werden. Auch verfügt Vertec über ein integriertes Mahnwesen, welches, wenn gewünscht, vollständig automatisiert werden kann.

Die Rechnungsstellung in Vertec ist schnell und einfach, sodass Rechnungen möglichst effizient erstellt werden können. Durch unterschiedliche Einstellungen können Rechnungsformalien so angepasst werden, dass es zum Prozess der Kanzlei passt, etwa ein Rechnungsintervall oder auch die Verrechnung von fixem Budget und Time & Material in einer Rechnung.

Vertec verfügt außerdem über eine Zusatzfunktion für die RVG-Abrechnung. Dabei werden die Gebühren von einem externen Rechner verwendet. Diese können dann in Vertec importiert werden.

19. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren Kanzlei-spezifischen Funktionen?
    • Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung?
    • Digitale Unterschriften?
    • Optimierung für bestimmte Rechtsgebiete (z.B. Strafrecht, Arbeitsrecht, Familienrecht, etc.)?
    • Inwiefern ist KI-Unterstützung integriert (z. B. Dokumentenanalyse, Textvorschläge)?
    • Weitere Kanzlei-spezifische Funktionen?

In Vertec können kundenindividuell Funktionen ergänzt werden. Mahnverfahren & Zwangsvollstreckung sind Funktionalitäten, für die bereits Konzepte aus Kundenprojekten bestehen.

Vertec arbeitet an unterschiedlichen Möglichkeiten von KI-Unterstützung: RAG-System und MCP-Server. Ein integrierter LLM-Client existiert bereits: https://www.vertec.com/de-de/ai-bei-vertec/

Der Fokus von Vertec liegt vor allem auf Auswertungsmöglichkeiten der Kanzlei und optimalen Kanzleiprozessen.

20. Inwiefern unterstützt Ihre Software bei weiteren unternehmerischen Funktionen?
    • Mitarbeiter-Management (Rollen, Berechtigungen, Zeiterfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Lohnvorbereitung / Schnittstelle zur Lohnbuchhaltung?)
    • Controlling, Statistiken & Auswertungen?
    • Finanzbuchhaltung/Datenübergabe an den Steuerberater (z. B. DATEV-Schnittstelle, Exportfunktionen für Buchhaltungssysteme)?
    • Weitere unternehmerischen Funktionen?

Die unternehmerischen Funktionen sind das Steckenpferd von Vertec. Unterschiedlichste Funktionen zum Mitarbeiter-Management sind vorhanden, wie zum Beispiel ein umfangreiches Rechte- und Rollenkonzept, Zeit- und Leistungserfassung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement mit kombinierter Ressourcenplanung.

Vertec verfügt über ein integriertes Business Intelligence Modul, welches umfangreiche Controlling Funktionalitäten liefert. So können standardisierte und individuelle Kennzahlen, etwa der verrechenbare Stundensatz, Gewinnverteilung, Produktivität oder Aufwands- und Erlösauswertungen, sofort grafisch dargestellt und KPIs getrackt werden.

Es bestehen Schnittstellen zur den üblichen Finanzbuchhaltungstools.

Themenfeld 3: Preise & Leistungen

21. Wie sind die Preise & Konditionen der Software? Bitte möglichst transparent darstellen.
    • Abgestufte Funktions-Pakete?
    • Monatliche/Jährliche Kosten?
    • Mehrkosten für weitere Nutzer?
    • Mindestvertragslaufzeit und Kündigungsfrist?

Lizenzpreise sind abhängig von der User-Zahl und den ausgewählten Modulen.

Im Cloud-Abo entstehen monatliche Kosten, die sowohl den Betrieb als auch Support und serverseitige IT-Infrastruktur abdecken.

Bei einem On Premises Kauf werden Lizenzkosten fällig. Danach entstehen für Support und Wartung jährliche Kosten.

Eine genaue Preisübersicht ist hier einzusehen: https://www.vertec.com/de-de/preise/

22. Welche Support-Möglichkeiten stehen zur Verfügung?

• Telefon, E-Mail, Live-Chat, Fernwartung…?
• Inhouse oder externer Support?
• Wartezeiten?
• „Hilfe zur Selbsthilfe“, z.B. verständliche Erklärung von Fehlermeldungen oder ausführliche FAQ-Bereiche mit Videos?

Vertec bietet einen eigenen Inhouse-Support via Telefon, E-Mail und Fernwartungssupport. In Kundenumfragen wird dieser explizit positiv hervorgehoben. Außerdem gibt es einen AI-Chat Bot, der das Wissen der gesamten Knowledge Base abdeckt. Bei Bedarf wird menschlicher Support zugeschaltet.

Vertec verfügt über eine öffentlich zugängliche Knowledge Base, in der alles Wissen von Vertec dokumentiert ist. Eine Hilfe zur Selbsthilfe ist hier möglich: https://www.vertec.com/de-de/kb/

23. Inwiefern wird potenziellen Neukunden der Einstieg bzw. Software-Wechsel erleichtert?
    • Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: Wie lange, mit welchen Einschränkungen?
    • Gibt es eine Importfunktion für bestehende Daten aus anderen Softwares?
    • Wird ein Wechselservice angeboten, um den Umstieg zu erleichtern?

Vertec bietet einen 30 Tage Testzeitraum an, in dem die Software vollumfänglich genutzt werden kann.

In den Einführungsprojekten haben wir bereits sehr viel Erfahrung mit dem Transfer von Daten aus externen Systemen. Solange die Daten aus dem Drittsystem extrahiert werden können, können diese in Vertec eingespielt werden.

In der Regel verlaufen unsere Projekte in 2 Schritten: Vorprojekt und Einführungsprojekt. Im Vorprojekt wird der Wechsel der Software konzeptioniert und Herausforderungen miteinander besprochen. Im Hauptprojekt wird dies umgesetzt. Somit wird der Umstieg zu Vertec durch unsere Projektleiter unterstützt.

24. Wie aktiv wird Ihre Software weiterentwickelt?
    • Gibt es regelmäßige Funktionsupdates?
    • Inwiefern fließt das Feedback Ihrer Nutzer in die Produktentwicklung ein?

Es gibt regelmäßige Updates, wie zuvor beschrieben. Natürlich enthalten diese Updates entsprechende Funktionsupdates. Eine Roadmap über zukünftige Funktionsupdates ist stets hier einzusehen: https://www.vertec.com/de-de/vertec-versionen/

Wichtig ist uns das Feedback der Benutzer. Durch dieses Feedback entstehen Zusatzfunktionen oder Funktionsupdates in der Software. Über unsere Kundenumfragen, unsere regelmäßigen Vertec Connect Veranstaltungen und in den Einführungsprojekten erhalten wir Feedback unserer Kunden, welches wir für die Produktentwicklung nutzen. Zudem gibt es ein Kundenforum, in dem wir uns intensiv mit unseren Kunden austauschen und Anforderungen besprechen.

Abschluss-Fragen:

25. Kunden-Erfahrungen: Welche Rückmeldungen bekommen Sie von Ihren bestehenden Kunden? Gibt es besondere Erfahrungsberichte, Erfolgsgeschichten oder typische Rückmeldungen, die Sie bekommen? Wofür lieben Ihre Kunden Sie? Welche Wünsche äußern Ihre Kunden ggf. noch?

«Vertec ist bei uns immer geöffnet und ein unverzichtbares Tool. Zum tagesaktuellen Big Picture gelange ich mit wenigen Klicks.»

«Vertec bietet eine effiziente Software-Lösung, die sich optimal an unsere Ansprüche anpassen lässt.»

«Für uns zählt die Verlässlichkeit, dass das System wirklich zuverlässig läuft und dass es die Funktionen, die wir benötigen, abbilden kann.»

Die Rückmeldung, die wir von unseren Kunden bekommen ist, dass Vertec sich deutlich positiv auf die Effizienz der eigenen Prozesse auswirkt. Durch die verschiedenen Automatisierungsmöglichkeiten und die Einfachheit der Nutzung sparen unsere Kunden viel Zeit bei der Erfassung von Leistungen, dem Controlling der Mandate oder auch im Abrechnungsprozess.

26. Marktposition: Wie schätzen Sie die Position Ihrer Software am Markt ein? Gibt es Nutzerzahlen, unabhängige Bewertungen, Auszeichnungen oder Marktanteile, die Sie mit uns teilen können?

Vertec betreut derzeit etwa 1.300 Kunden und 40.000 Benutzer. In der Schweiz betreut Vertec bereits die Hälfte der großen Wirtschaftskanzleien. Auf dem deutschen Markt entwickeln wir uns kontinuierlich weiter und etablieren uns auf dem deutschen Anwaltsmarkt.

27. Schlussplädoyer: Für welche Anwaltskanzleien (Größe, Ausrichtung, Anforderungen etc.) eignet sich Ihre Software besonders gut – und für welche eher weniger?

Wenn Kanzleien nach einem all-in-one System suchen, welches einen stark forensischen Fokus hat – oder keine wirtschaftlichen Auswertungen benötigt, dann ist Vertec voraussichtlich nicht die richtige Software.

Vertec ist bestens geeignet für Anwaltskanzleien ab 20 Personen.

Im Fokus stehen vor allem Wirtschaftskanzleien, die weniger stark forensisch tätig sind.

Vertec bietet umfangreiche Funktionen für alle Kanzleien, die wirtschaftlich agieren wollen, vom Erstkontakt bis zur Rechnungsstellung und dem Controlling. Es gibt umfangreiche Möglichkeiten die eigenen Prozesse zu gestalten und die Software so anzupassen, dass sie genau zur eigenen Kanzlei passt.